Wkrótce wszyscy czynni podatnicy VAT będą musieli prowadzić ewidencje VAT w formie elektronicznej. Stanie się tak za sprawą ustawy nowelizacyjnej z 2016 roku. Sprawdź, jakie zmiany zostaną wprowadzone w przepisach ustawy o VAT i jak przełożą się one na obowiązek przesyłania plików JPK_VAT przez mikroprzedsiębiorców.

Wejście w życie obowiązku przesyłania danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego sprawiło, iż dla podatników prawidłowe prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT stało się szczególnie istotne. Już od 1 stycznia 2018 r. pliki JPK_VAT zawierające dane z rejestrów VAT będzie musiała przesyłać ostatnia grupa podatników, których obowiązuje okres przejściowy: mikroprzedsiębiorcy.

 

Ewidencje VAT 2018 – zakres danych

Przepisy ściśle określają wymogi dotyczące ewidencji VAT oraz zakres danych, jakie powinny one obejmować. Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, muszą one zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Należy wśród nich wymienić w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

W myśl wspomnianego przepisu, obowiązek prowadzenia ewidencji VAT nie dotyczy podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy, a także podmiotów korzystających ze zwolnienia z VAT dla całości sprzedaży na mocy art. 113 ust. 1 lub 9.

Elektroniczna ewidencja VAT dla wszystkich od 2018 r.

Obecnie podatnicy mogą prowadzić rejestry VAT za pomocą programów komputerowych lub w formie papierowej, na przykład na specjalnie przeznaczonych do tego drukach. Wielu podatników trzymających się takich bardzo tradycyjnych metod wychodzi z założenia, iż prowadzenie rejestrów VAT w formie papierowej „uchroni ich” przed obowiązkiem przesyłania plików JPK_VAT od 1 stycznia 2018 r. Zgodnie bowiem z art. 82 § 1b ustawy – Ordynacja podatkowa, wymóg comiesięcznego przesyłania ewidencji VAT w formie plików JPK_VAT dotyczy podmiotów prowadzących księgi przy użyciu programów komputerowych. Założenie takie jest błędne – od 1 stycznia 2018 r. w ustawie o VAT zostaną bowiem wprowadzone zmiany, które zobowiążą wszystkich czynnych podatników VAT do prowadzenia ewidencji za pomocą programów komputerowych.

Od 1 stycznia 2018 r. do art. 109 ustawy dodany zostanie nowy ust. 8a w poniższym brzmieniu:

Art. 109

(…)

8a. Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

 

Wymóg prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej automatycznie przełoży się na wymóg przesyłania plików JPK_VAT. Zatem od 1 stycznia 2018 r. wszyscy czynni podatnicy VAT zostaną objęci tym obowiązkiem.

 

Program do ewidencji VAT – jaki wybrać

Przedsiębiorcom przyzwyczajonym do prowadzenia rejestrów VAT w formie papierowej może być trudno dostosować się do nowego wymogu. Na szczęście nowoczesne programy komputerowe dedykowane do prowadzenia ewidencji VAT, jakie jak np. Rachmistrz GT i Rachmistrz nexo, są bardzo intuicyjne w obsłudze. Warto skorzystać ze szkolenia z obsługi takiego systemu – doświadczony specjalista w krótkim czasie pomoże nowemu użytkownikowi opanować niezbędne funkcje. Wielu podatników już teraz decyduje się na zakup odpowiedniego oprogramowania, tak aby od 1 stycznia 2018 r. prawidłowo prowadzić rejestry VAT przy jego użyciu.

Programem komputerowym, o którym mowa we wspomnianym przepisie Ordynacji podatkowej, może być też system biurowy, np. edytor tekstu czy arkusz kalkulacyjny. Należy jednak podkreślić, iż w związku z obowiązkiem przesyłania plików JPK_VAT korzystanie z programów biurowych jest dla użytkowników bardzo niepraktyczne. Nie mają one bowiem funkcji generowania plików JPK, w które wyposażone zostały programy dedykowane do prowadzenia ewidencji VAT. Wbrew pozorom zakup takiego specjalistycznego systemu nie jest dużym wydatkiem. Co więcej, oprogramowanie tego typu pozwala oszczędzić czas i skrócić wiele procesów w firmie. Warto więc już teraz pomyśleć o zakupie dedykowanego oprogramowania.

Programy dla firm – zobacz naszą ofertę

 

Czytaj też: Od 1 stycznia 2018 r. JPK_VAT dla wszystkich mikroprzedsiębiorców