Zarówno kasa, jak i drukarka fiskalna, spełniają ten sam cel – służą do ewidencjonowania obrotu i kwot podatku ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Urządzenia te różnią się sposobem pracy: kasa fiskalna działa autonomicznie, nie wymaga podłączenia do komputera ani do żadnych innych urządzeń. Natomiast drukarka fiskalna działa we współpracy z oprogramowaniem sprzedażowym zainstalowanym na komputerze (lub urządzeniu mobilnym). Obsługa drukarki fiskalnej odbywa się z poziomu aplikacji komputerowej.

Podjęcie decyzji o zakupie kasy lub drukarki fiskalnej powinno być poprzedzone rozpoznaniem potrzeb i specyfiki danej firmy. Specjaliści z naszego salonu sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie mają wieloletnie doświadczenie w dobieraniu optymalnych rozwiązań dla przedsiębiorstw z różnych branż. Przed zakupem urządzenia warto skorzystać z takiej profesjonalnej porady serwisanta.

Drukarka fiskalna we współpracy z oprogramowaniem do zarządzania sprzedażą tworzy system, dzięki któremu obsługa klienta odbywa się sprawnie i na najwyższym poziomie. W skład takiego systemu mogą wchodzi też inne urządzenia współpracujące z programem i drukarkę: terminal płatniczy, waga sklepowa, czytnik kodów kreskowych, ekran dotykowy itd.  Salon sprzedaży oprogramowania dla firm i urządzeń fiskalnych BUCHCOM w Pruszkowie oferuje kompleksowe wyposażenie stanowiska kasjerskiego. W naszej ofercie znaleźć można profesjonalne oprogramowanie do zarządzania sprzedażą wiodących producentów, takich jak InsERT, Symplex, Softech, Insoft czy AcomNEX.

Takie szkolenie okazuje się niezwykle pomocne nawet dla osób, które w przeszłości już obsługiwały urządzenia fiskalne. Każda kasa fiskalna jest inna, ma nieco inne funkcje i inne menu. Skorzystanie ze szkolenia z obsługi technicznej urządzenia fiskalnego przyczyni się do sprawniejszej pracy kasjera i zminimalizowania liczby popełnionych błędów. Serwisanci naszego salonu sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie oferują darmowe szkolenie z obsługi zakupionej kasy lub drukarki fiskalnej – może w nim wziąć udział dowolna liczba osób.

Zgodnie z § 33 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, urządzenie fiskalne należy zgłaszać do przeglądu technicznego nie rzadziej niż do 2 lata (nie dotyczy kas użytkownych przez taksówkarzy, których obowiązują odrębne przepisy). Termin pierwszego przeglądu liczy się od dnia fiskalizacji kasy. Przeglądy techniczne mogą być wykonywane częściej niż co 2 lata – stanowi to duże udogodnienie np. w sytuacji, gdy przedsiębiorca planuje urlop w terminie przeglądu.

Na wykonanie przeglądu serwis ma 5 dni licząc od dnia zgłoszenia – należy więc poinformować o zbliżającym się terminie odpowiednio wcześniej.

Upoważnionym do wykonania przeglądu technicznego kasy jest wyłącznie serwisant posiadający ważny identyfikator wydany przez serwis główny. Właściciel kasy ma obowiązek zgłaszać urządzenie do tego serwisu, który wykonał fiskalizację. Zmiana serwisu jest możliwa po dopełnieniu formalności, o których mowa w § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas (patrz: Serwis, z którego usług korzystam, już mi nie odpowiada – jak go zmienić?)

Tak. Nasi serwisanci posiadają ważne identyfikatory wydane przez podmioty prowadzące serwisy główne (producentów). Wszystkie czynności serwisowe (fiskalizacja, przeglądy techniczne, naprawa, odczyt pamięci fiskalnej) wykonywane są zgodnie z prawem i na najwyższym poziomie, a oferowane urządzenia zawsze posiadają ważne homologacje.

Zgodnie z § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas, zmiana serwisu fiskalnego wymaga uzyskania przez przedsiębiorcę zgody podmiotu prowadzącego serwis główny (np. firmy Posnet, Novitus, Elzab itd.). W tym celu konieczne jest złożenie odpowiedniego wniosku, uiszczenie opłaty ustalonej przez serwis główny, a po dokonaniu zmiany – zawiadomienie właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni.

Definicja pojęcia fiskalizacji znajduje się w § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas:

• 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

(…)

2) fiskalizacji kasy – rozumie się przez to jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego;

Uprawnionym do wykonania fiskalizacji kasy jest wyłącznie serwisant posiadający ważny identyfikator wydany przez serwis główny. Od momentu fiskalizacji kasa pracuje w trybie fiskalnym – informacje o sprzedaży zapisują się w pamięci fiskalnej i zobowiązują podatnika do rozliczenia się z urzędem skarbowym.

Kasy fiskalne sklepowe to urządzenia funkcjonalne, wydajne i wytrzymałe – z powodzeniem znoszą nawet wielogodzinną, intensywną eksploatację. Urządzenie powinno być dostosowane do potrzeb konkretnego sklepu – inna kasa lub drukarka fiskalna sprawdzi się w małym warzywniaku, inna w hipermarkecie, jeszcze inna w sieci sklepowej. Wybierając kasę fiskalną do sklepu należy zwrócić uwagę na pojemność bazy PLU – najpierw trzeba ustalić, ile mniej więcej towarów jest w asortymencie i czy liczba ta będzie się zwiększać. Czym szersza oferta różnorodnych produktów, tym pojemniejsza powinna być baza PLU. Tam, gdzie do kasy podłączony będzie czytnik kodów kreskowych, waga elektroniczna, ekran dotykowy, terminal płatniczy itp., potrzebne będą duże możliwości komunikacyjne urządzenia (np. porty USB, RS232, Wi-Fi, Ethernet, Bluetooth). Jeśli w sklepie zdarzają się przerwy w dostawie energii elektrycznej, należy pomyśleć o kasie z wytrzymałym akumulatorem – tylko dzięki niemu nie trzeba będzie przerywać sprzedaży w takiej sytuacji. Różne sklepy mają różne potrzeby, dlatego przed wyborem urządzenia fiskalnego warto poprosić o poradę doświadczonego serwisanta.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca:

Małym sklepom: Kasy fiskalne Posnet Revo, Innova Presto, Elzab Jota E, Novitus Mała Plus E, Posnet Bingo XL, Posnet Neo EJ oraz drukarki fiskalne Posnet Thermal HS EJ, Novitus Bono E oraz Innova DF-1 APS FV

Średnim sklepom: Kasy fiskalne Posnet Bingo HS EJ, Posnet Bingo XL, Posnet Neo EJ i oraz drukarki fiskalne Posnet Thermal HS EJ, Novitus Bono E, Innova DF-1 APS FV oraz Posnet Thermal HD

Dużym sklepom: Kasy fiskalne Posnet Neo XL EJ; drukarki fiskalne Posnet Thermal HS EJ, Novitus Delio Prime, Innova DF-1 APS FV i Posnet Thermal HD oraz terminale fiskalne (połączenie drukarki i komputera) Posnet Thermal HD 847 oraz Posnet Thermal HD 3217.

Sieciom sklepowym: Kasy fiskalne Posnet Neo XL EJ; drukarki fiskalne Novitus Delio Prime, Innova DF-1 APS FV i Posnet Thermal HD oraz terminale fiskalne (połączenie drukarki i komputera) Posnet Thermal HD 847 oraz Posnet Thermal HD 3217.

Kasa fiskalna dla lekarza powinna odpowiadać specyfice jego pracy – lekarze i dentyści często wybierają kasy mobilne ze względu na konieczność przemieszczania się z urządzeniem między różnymi gabinetami lub podczas wizyt domowych u pacjentów. Mobilna kasa fiskalna dla lekarza musi być lekka, mieć niewielkie gabaryty i wytrzymały akumulator, aby nie trzeba było ją ładować podczas pracy. Przedstawiciele branży medycznej cenią sobie też elegancki wygląd kasy lub drukarki fiskalnej oraz prostotę obsługi. Urządzenie fiskalne dla lekarza nie musi mieć bardzo wysokich parametrów technicznych – nawet użytkowana stacjonarnie w jednym gabinecie powinna być mała i poręczna, tak aby nie przeszkadzała podczas przyjmowania pacjentów.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca lekarzom kasy fiskalne Novitus Nano E, Posnet Mobile HS EJ Biała, Elzab K10, Posnet ERGO, Innova Presto oraz drukarkę fiskalną Posnet Temo HS EJ Biała.

Kasa fiskalna dla prawnika nie musi być droga ani skomplikowana – w zupełności wystarczy niewielkie urządzenie z praktycznymi funkcjami, takimi jak np. możliwość zaprogramowania skrótów klawiszowych, przypomnień czy wydruk numeru NIP nabywcy na paragonie. Prawnik, który wystawia paragony w różnych miejscach (w kancelarii, w sądzie, u klienta itp.) powinien mieć kasę mobilną – małą i lekką, ponieważ tylko takie kasy z powodzeniem mieszczą się w teczce czy nawet w kieszeni. Prawnicy cenią też sobie nowoczesny i elegancki wygląd urządzenia fiskalnego, ponieważ wpływa on na pozytywny wizerunek kancelarii. Spore znaczenie ma także prostota obsługi kasy – prawnicy bowiem rzadko miewają czas na długie szkolenia z obsługi technicznej urządzeń.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca prawnikom kasy fiskalne Posnet ERGO, Novitus Nano E, Elzab K10, Posnet Mobile HS EJ, Innova Presto oraz drukarki fiskalne Posnet Temo HS EJ i Elzab D10.

Kasa fiskalna dla doradcy podatkowego powinna być praktyczna i zajmować niewiele miejsca na biurku. Jeżeli doradca podatkowy zamierza wystawiać paragony fiskalne w różnych miejscach – np. często jeździ na spotkania z klientami poza kancelarią – najlepszym wyborem będzie kasa lub drukarka fiskalna mobilna. Urządzenia mobilne są małe i lekkie, dzięki czemu z powodzeniem zmieszczą się w teczce, a nawet w kieszeni. Intuicyjność menu oszczędzi doradcy podatkowemu czasochłonnych szkoleń z obsługi technicznej urządzenia. Warto wybrać też kasę z długą – przynajmniej 40-znakową – nazwą towaru lub usługi, ponieważ dzięki temu zaprogramowane nazwy będą jasne i szczegółowe, a to wzbudza zaufanie klientów.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie doradcom podatkowym poleca kasy fiskalne Novitus Nano E, Innova Presto, Elzab K10, Posnet ERGO, Posnet Mobile HS EJ, Posnet Bingo XL oraz drukarki fiskalne Elzab D10 i Posnet Temo HS EJ.

Kasa fiskalna dla księgowego powinna być praktyczna i nowoczesna, o niewielkich gabarytach – tak aby z powodzeniem zmieściła się na biurku. Biura rachunkowe zazwyczaj wykorzystują w swojej pracy oprogramowanie finansowo-księgowe, z tego względu w ich wypadku najbardziej funkcjonalna okaże się drukarka fiskalna. Spore znaczenie ma także atrakcyjny i nowoczesny wygląd urządzenia, ponieważ wpływa pozytywnie na wizerunek biura księgowego. Duża baza PLU oraz możliwość zaprogramowania długiej nazwy towaru i usługi pozwolą na precyzyjne zaprogramowanie pozycji, które będą pojawiać się na paragonie fiskalnym (wystarczająca będzie około 40-znakowa nazwa). Warto zwrócić uwagę także na intuicyjność obsługi – szczególnie, gdy biuro rachunkowe często przyjmuje na staż nowych pracowników, których zadaniem bywa właśnie wystawianie paragonów fiskalnych.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca księgowym kasy fiskalne Elzab K10, Posnet Mobile HS EJ, Posnet ERGO, Novitus Nano E, Innova Presto, Posnet Bingo XL oraz drukarki fiskalne Elzab D10 i Posnet Temo HS EJ.

Kasa fiskalna dla fryzjera powinna być niewielka, praktyczna i przyciągać wzrok atrakcyjnym wyglądem – w branży tej design ma bardzo istotne znaczenie. Przydatne okazują się ułatwienia takie jak np. klawisze skrótu czy przypomnienia. Dobrze, aby kasa fiskalna w salonie fryzjerskim miała intuicyjne menu – szczególnie, jeśli właściciel zakładu przyjmuje na staż uczniów i uczennice, których zadaniem często jest właśnie wystawianie paragonów. W salonach fryzjerskich wykorzystujących praktyczne oprogramowanie do prowadzenia sprzedaży najlepsza okaże się funkcjonalna drukarka fiskalna. Z kolei fryzjer pracujący w kilku miejscach – np. podnajmujący stanowiska w różnych salonach lub świadczący usługi w domach klientek i klientów – będzie najbardziej zadowolony z kasy mobilnej, małej i lekkiej, którą z powodzeniem zmieści w torbie, a nawet w kieszeni.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca fryzjerom kasy fiskalne Elzab K10, Posnet Mobile HS EJ (szara lub biała), Innova Presto, Novitus Nano E, Posnet ERGO, oraz drukarki fiskalne Elzab D10 i Posnet Temo HS EJ w wersji szarej lub białej.

Kasa fiskalna dla kosmetyczki powinna cechować się prostotą obsługi i atrakcyjnym wyglądem. Intuicyjne menu pozwoli właścicielce kasy szybko nauczyć się jej obsługi, a co za tym idzie oszczędzić sporo czasu, który w przypadku skomplikowanych urządzeń musiałaby poświęcić na szkolenie. Nowoczesny design i możliwość wybrania wersji kolorystycznej to zalety, na które z pewnością zwróci uwagę każda kosmetyczka. Warto zwrócić uwagę na nowoczesne urządzenia fiskalne z panelem dotykowym, obsługiwane podobnie jak tablet czy smartfon. Duże znaczenie mają także gabaryty kasy fiskalnej – urządzenie powinno być niewielkie i lekkie, aby w razie potrzeby można było z nim podróżować np. do domu klientki, na eventy, targi lub na stanowisko podnajmowane w innym salonie.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca kosmetyczkom kasy fiskalne Elzab K10, Posnet Mobile HS EJ (szara lub biała), Novitus Nano E, Posnet ERGO, Innova Presto, oraz drukarki fiskalne Posnet Temo HS EJ (szara lub biała) i Elzab D10.

Kasa fiskalna w gastronomii powinna być dostosowana do wielkości lokalu i jego potrzeb. Tam, gdzie do zarządzania sprzedażą wykorzystuje się funkcjonalne oprogramowanie dedykowane gastronomii, sprawdzi się drukarka fiskalna. W małych punktach – fast-foodach, budkach z watą cukrową itp. – wystarczy prosta, praktyczna kasa fiskalna. Warto jednak zwrócić uwagę na jej wytrzymałość i odporność na czynniki takie jak np. wilgoć i zapylenie. Niektóre urządzenia zostały wyposażone w akcesoria stworzone z myślą o gastronomii, takich jak wygodna odpinana smycz, pokrowiec czy silikonowa nakładka na klawiaturę. Przedsiębiorca prowadzący lokal gastronomiczny, który codziennie odwiedza wielu klientów, powinien też zwrócić uwagę na szybkość mechanizmu drukującego, łatwość wymiany papieru i dostępność klawiszy skróty – udogodnienia te bardzo usprawniają obsługę klienta.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca gastronomii kasy fiskalne Elzab K10, Posnet Bingo HS EJ, Posnet Bingo XL, Posnet NEO XL, Posnet ERGO oraz drukarki fiskalne Posnet Thermal XL, Elzab D10.

Kasa fiskalna w warsztacie samochodowym powinna być przede wszystkim praktyczna i odporna na wstrząsy, zadrapania, zapylenie itp. Warto pomyśleć o urządzeniu wyposażonym w pokrowiec lub silikonową nakładkę na klawiaturę – dzięki temu mechanik z łatwością wystawi paragon, bez konieczności każdorazowego mycia rąk. Warsztaty samochodowe, w których wykorzystuje się oprogramowanie do zarządzania sprzedażą, powinny zostać wyposażone w funkcjonalną drukarkę fiskalną, która pracuje w systemie sprzedaży. Warto zwrócić uwagę również na intuicyjność obsługi – mało który mechanik ma bowiem czas na wielogodzinne szkolenia z obsługi technicznej urządzenia fiskalnego. Kasa fiskalna w warsztacie samochodowym powinna mieć niewielkie gabaryty, tak aby nie zajmowała wiele miejsca na biurku czy ladzie.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca mechanikom kasy fiskalne Posnet Mobile EU, Posnet Bingo HS EJ, Elzab K10, Posnet Mobile HS EJ, Novitus Nano E, Posnet ERGO oraz drukarki fiskalne Posnet Temo HS EJ, Elzab D10, Thermal FV, Thermal XL i Innova Profit EJ.

Kasa fiskalna w szkole nauki jazdy powinna być urządzeniem funkcjonalnym i praktycznym, ale też wytrzymałym. Odporność na szkodliwy wpływ czynników atmosferycznych (deszcz, śnieg), zabrudzenia i zachlapania przyda się w sytuacji, gdy instruktor będzie musiał wystawić paragon fiskalny poza biurem, np. na placu manewrowym. Niewielkie gabaryty i niska waga pozwolą z powodzeniem przenosić kasę fiskalną w torbie, na szyi przy pomocy praktycznej smyczy, a także przewozić ją np. w schowku samochodowym. Intuicyjne menu i klawisze skrótu znacznie ułatwią instruktorom wystawianie paragonów i pozwolą na uniknięcie czasochłonnych szkoleń z obsługi technicznej. Spore znaczenie ma także wygląd kasy fiskalnej – jeśli jest nowoczesny i atrakcyjny, urządzenie przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku szkoły nauki jazdy.

BUCHCOM salon sprzedaży kas fiskalnych w Pruszkowie poleca szkołom nauki jazdy kasy fiskalne Elzab K10, Posnet Mobile HS EJ, Novitus Nano E, Posnet ERGO oraz drukarki fiskalne Posnet Temo HS EJ i Elzab D10.

Jednolity plik kontrolny to plik o ujednoliconej strukturze i określonym formacie, przesyłany organom podatkowym do e-kontroli. Przepis dotyczący JPK zostanie wprowadzony od 1 lipca 2016 r. jako art. 193a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2015 r., poz. 613). Wprowadzenie jednolitego pliku ma ułatwić urzędom skarbowym dokonywanie e-kontroli przy użyciu specjalistycznego oprogramowania komputerowego.

Obowiązek przesyłania danych do e-kontroli w formie JPK od 1 lipca 2016 r. obejmie tzw. dużych przedsiębiorców. Dla małych i średnich przedsiębiorców oraz mikroprzedsiębiorców ustawodawca przewidział okres przejściowy – na wprowadzenie JPK mają oni czas do 30 czerwca 2018 r. W okresie od 1 lipca 2016 r. do 30 czerwca 2018 r. mogą oni przesyłać dane do e-kontroli w formie jednolitego pliku dobrowolnie. Bezwzględny obowiązek przesyłania JPK obejmie ich od 1 lipca 2018 r.

Ministerstwo Finansów przygotowało siedem struktur jednolitego pliku kontrolnego: dla ksiąg rachunkowych, ewidencji przychodów, wyciągów bankowych, magazynu, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji zakupu i sprzedaży VAT oraz faktur. Zostały one opublikowane na oficjalnej stronie resortu.

Powyższe terminy nie dotyczą jednak obowiązku przesyłania do e-kontroli ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. Małych i średnich przedsiębiorców obejmie on od 1 stycznia 2017 r., natomiast mikroprzedsiębiorców – od 1 stycznia 2018 r. Co więcej, rejestry VAT do e-kontroli będzie trzeba przesyłać bez wezwania w terminie do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Przesyłanie ewidencji VAT w formie JPK stanie się więc comiesięcznym obowiązkiem każdego podatnika.

Jest to podstawowy i najważniejszy dokument fiskalny obrazujący wysokość obrotów w danym okresie rozliczeniowym (za daną dobę). Raport dobowy jest wydrukiem zerującym, dlatego nie jest możliwe jego powtórne odtworzenie w przypadku utraty lub zniszczenia oryginału. Do obowiązków podatnika należy odpowiednie jego przechowywanie.

Według obowiązujących przepisów fiskalny raport dobowy należy drukować po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym.

We wszystkich urządzeniach fiskalnych godzinę można przestawić wyłącznie po wydrukowaniu fiskalnego raportu dobowego, ponieważ muszą być zerowe liczniki sprzedaży dobowej. Użytkownik ma możliwość samodzielnie dokonać aktualizacji zegara. Zmianę czasu przestawiamy do przodu lub do tyłu (przy zmianie czasu na letni lub zimowy). Należy pamiętać, iż jednorazowa korekta zegara to maksymalnie +/-  60 minut.

Jest to kasa fiskalna – zaprogramowana, wprowadzona w tryb fiskalny i zgłoszona do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni od momentu fiskalizacji.

Należy pamiętać, że wymogi techniczne i kwestie dotyczące obsługi rezerwowej kasy fiskalnej oraz urządzenia podstawowego obowiązują te same przepisy, których należy ściśle przestrzegać.

W przypadku awarii lub gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie może on prowadzić  ewidencji sprzedaży na kasie podstawowej, wówczas jest zobowiązany do ewidencji obrotu przy zastosowaniu kasy rezerwowej. Jeśli podatnik nie posiada urządzenia rezerwowego musi zaprzestać sprzedaży, ponieważ każda transakcja handlowa wymaga poświadczenia paragonem fiskalnym.

Przepisy zobowiązują podatnika do drukowania pełnych miesięcznych raportów sprzedaży. Dokument ten jest raportem czytającym, który zawiera wszystkie raporty dobowe w danym miesiącu oraz łączne ich podsumowanie.

Raport miesięczny należy wykonać do 25 dnia następnego miesiąca (np. za styczeń raport drukujemy do 25 lutego).  Należy jednak pamiętać, że wykonanie raportu miesięcznego ostatniego dnia za bieżący miesiąc (np. 31 stycznia za miesiąc styczeń) zakończy się niepowodzeniem.

Numer ewidencyjny identyfikuje konkretne urządzenie fiskalne. Pod tym numerem dany egzemplarz kasy wraz ze swoim unikalnym numerem seryjnym i unikatowym figuruje w ewidencji właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. Numer ewidencyjny nie ulega modyfikacji nawet przy zmianie właściwości naczelnika urzędu skarbowego.

Od dnia wprowadzenia modułu kasy w tryb fiskalny, czyli od daty fiskalizacji, podatnik zobowiązany jest w terminie 7 dni do powiadomienia naczelnika właściwego urzędu skarbowego o dokonanej czynności. Druk „Zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy” można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym lub wysłać listem poleconym, zachowując potwierdzenie nadania. Na podstawie otrzymanego zawiadomienia o instalacji kasy, w terminie 30 dni urząd skarbowy nadaje kasie numer ewidencyjny. Złożenie takiego dokumentu jest obowiązkiem spoczywającym na podatniku.

Należy pamiętać, że numer ewidencyjny podatnik jest zobowiązany nanieść w sposób trwały na obudowę kasy (w tym celu stosuje się wodoodporne flamastry lub nieścieralne nalepki), a także wpisać go do książki serwisowej. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować mandatem skarbowym.

Kasy fiskalne oznaczone są indywidualnym, niepowtarzalnym numerem unikatowym, który określa ich pamięć fiskalną. Numer ten nadawany jest przez producenta. Składa się z trzyliterowego prefiksu oraz ciągu 10 cyfr. Numer unikatowy znajduje się na tabliczce znamionowej umieszczonej na spodzie kasy rejestrującej, w książce serwisowej, a także na dole wszystkich wydruków fiskalnych i niefiskalnych.

W przypadku wymiany pamięci fiskalnej w kasie rejestrującej, numer unikatowy urządzenia ulega zmianie.

Książkę serwisową podatnik otrzymuje wraz z kasą fiskalną. Można ją traktować jako „dowód osobisty kasy”. Zawiera wszystkie dane konkretnego urządzenia (numer unikatowy, numer fabryczny, model, numer decyzji dopuszczającej do obrotu, nazwę producenta). Dokonuje się w niej także wszelkich adnotacji (dane użytkownika, miejsce instalacji, dane serwisu, numer ewidencyjny, informacje o fiskalizacji oraz wszelkie interwencje serwisowe). Książka kasy musi znajdować się w miejscu prowadzenia sprzedaży. Podatnik na żądanie serwisanta lub pracownika skarbowego ma obowiązek okazać dokument do wglądu w celu kontroli poprawności wpisów.

W sytuacji utraty książki serwisowej należy w pierwszej kolejności, w formie pisemnej powiadomić o tym fakcie naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Następnie z kopią takiego powiadomienia wystąpić do producenta ze zgłoszeniem o wydanie duplikatu książki kasy. Można to uczynić za pośrednictwem prowadzącego serwis kas. Wydana nowa książka kasy zawiera na stronie tytułowej napis „DUPLIKAT” oraz wszystkie dotychczasowe wpisy, w szczególności dane dotyczące obowiązkowych przeglądów technicznych.

Raportem niefiskalnym jest każdy wydruk, który nie zawiera informacji o transakcji sprzedaży. Dokument z dopiskiem NIEFISKALNY prezentuje informacje dotyczącą np. zmiany godziny, informacji o bazie towarowej PLU, dokonanych wpłatach i wypłatach kasowych. Takie wydruki dają możliwość wglądu do różnych statystyk ilościowo-wartościowych prezentowanych przez kasę (np. rozliczeń form płatności, sprzedaży według grup towarowych).

Wydrukiem niefiskalnym jest także każdy dokument (w tym paragon i raport dobowy), wydrukowany przez kasę w trybie szkoleniowym czyli przed fiskalizacją urządzenia.

Urządzenia fiskalne podlegają obowiązkowym przeglądom serwisowym. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, należy go wykonywać co 24 miesiące (nie rzadziej niż co 2 lata). Przegląd wykonuje uprawniony serwisant, posiadający ważną legitymację serwisową. Zazwyczaj jest to ten sam, który wykonywał fiskalizację kasy. Należy zwrócić uwagę na fakt, że pilnowanie terminów przeglądów należy do obowiązków podatnika, a nie serwisanta. Dla komfortu użytkownika, urządzenia fiskalne  są wyposażone w funkcję przypominania o zbliżającym się terminie obowiązkowego przeglądu technicznego.

Podczas przeglądu, uprawniony serwisant dokonuje sprawdzenia:

1) stanu plomb na obudowie kasy, a w przypadku kas bez programu aplikacyjnego (drukarek fiskalnych) – również stanu plomb na module fiskalnym kasy, oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

2) stanu obudowy kasy;

3) czytelności dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę;

4) programu pracy kasy i programu archiwizującego, jego wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

5) poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych;

6) poprawności działania wyświetlacza klienta;

7) stanu pamięci fiskalnej i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem kasy;

8) stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy.

Na podstawie przeprowadzonych testów serwisant wypełnia protokół przeglądu, dokonuje wpisu w książce serwisowej oraz dołącza zalecenia pokontrolne. Konieczne jest również dołączenie kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu – zazwyczaj jest to faktura.

Zaprogramowanie nagłówka wraz z numerem NIP właściciela kasy, oraz zatwierdzenie tej czynności podczas fiskalizacji jest czynnością jednokrotną i niepowtarzalną. Pomyłka w numerze identyfikacyjnym nie podlega weryfikacji. Operacyjne zabezpieczenia uniemożliwiają powtórne wpisanie numeru NIP. Warto zadbać o wprowadzenie prawidłowych danych.

Paragon fiskalny jest drukowany przez urządzenie w chwili zatwierdzenia operacji handlowej. Wydruk powinien zostać wydawany nabywcy zaraz po dokonaniu transakcji, jako dowód zakupu.

Układ linii paragonu jest zapisany w pamięci kasy i jest niezmienny. Musi on odpowiadać przepisom w sprawie kryteriów i warunków technicznych, dotyczących kas rejestrujących. Podczas programowania uzupełnia się dane, które mają wpływ na treść i wygląd nagłówka paragonu.

Paragon fiskalny musi zawierać:

1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych – adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP);

3) numer kolejny wydruku;

4) datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;

5) oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;

6) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7) cenę jednostkową towaru lub usługi;

8) ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9) wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;

10) wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów;

11) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;

12) łączną kwotę podatku;

13) łączną kwotę sprzedaży brutto;

14) oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto;

15) kolejny numer paragonu fiskalnego;

16) numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17) numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) – na żądanie nabywcy;

18) logo fiskalne i numer unikatowy kasy umieszczone centralnie w ostatniej linii paragonu fiskalnego.

W przepisie § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 2013 r. w sprawie kas rejestrujących nakazuje się umieszczenie na paragonie fiskalnym „nazwy towaru lub usługi pozwalających na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy”.

Nabywca kasy fiskalnej powinien dołożyć wszelkich starań, aby prawidłowo zaprogramować bazę towarową urządzenia. Oznacza to, że nazwa towaru lub usługi na paragonie powinna być tak skonstruowana, aby na jej podstawie można dokładnie określić indywidualny towar lub usługę. Należy zwrócić szczególną uwagę na przyporządkowaną stawkę podatku do poszczególnej pozycji asortymentowej. To sprzedawca decyduje, w jaki sposób dokona określenia nazwy towaru, tak aby jego klient mógł jednoznacznie zidentyfikować przedmiot nabytego towaru.

Zgodnie z tą zasadą, zamiast oznaczeń grupowych produktów (np. warzywa, owoce, nabiał) powinno się używać nazw wskazujących na konkretny produkt np. pomidor, ziemniaki, jabłka, truskawki, ser żółty, mleko, śmietana. Stosowanie nazw grup towarowych jest błędem i nie może mieć miejsca.

Przy określaniu nazwy towaru lub usługi można wykorzystywać nazewnictwo użyte przy tworzeniu firmowego cennika.

Wykonywanie przeglądów technicznych w kasie fiskalnej to obowiązek każdego właściciela urządzenia. Kasę należy oddawać do przeglądu nie rzadziej niż co 2 lata.  Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 ustawy o VAT, pilnowanie upływu terminu obowiązkowego przeglądu należy do obowiązków podatnika, nie serwisu. Podmiot prowadzący serwis kas dokonuje przeglądu technicznego na zlecenie podatnika. Należy pamiętać, że serwis od dnia zgłoszenia przez właściciela kasy tego faktu, ma 5 dni na wykonanie przeglądu technicznego. Nie należy czekać z zawiadomieniem do ostatniego dnia.

Podczas przeglądu należy udostępnić serwisantowi książkę serwisową kasy. To w niej musi być odnotowana każda interwencja serwisowa, w tym okresowy przegląd urządzenia.

Uwaga! Urządzenia fiskalne posiadają funkcję przypomnień o terminie obowiązkowego terminu przeglądu technicznego.

Termin pierwszego przeglądu technicznego kasy fiskalnej należy liczyć od dnia fiskalizacji. Jeśli fiskalizacja została wykonana np. 31 maja 2017 r., terminem pierwszego przeglądu jest 31 maja 2019 r. – to ostatni dzień, w którym należy wykonać tę czynność. Jeśli wypadałby on w sobotę lub dzień wolny od pracy, wówczas obowiązuje pierwszy dzień roboczy po tym dniu. Termin ten jest nieprzekraczalny i nie może zostać przywrócony. Natomiast spóźnienie z przeglądem może wiązać się z konsekwencjami ze strony Urzędu Skarbowego. Warto wiedzieć, że przeglądy techniczne można wykonywać częściej niż co dwa lata, i nie trzeba czekać do końca terminu.

Należy pamiętać, że w przypadku utraty, a następnie odzyskania kasy fiskalnej w wyniku kradzieży, urządzenie również trzeba zgłosić do obowiązkowego przeglądu technicznego. Użycie takiej kasy do ponownej ewidencji może nastąpić nie wcześniej niż dnia następnego po dokonaniu przeglądu.

Przegląd techniczny kasy fiskalnej należy zlecić firmie, która dokonała fiskalizacji urządzenia – to ona jest odpowiedzialna za serwisowanie urządzenia. Dane teleadresowe firmy serwisującej wraz z upoważnionymi serwisantami są wpisane w książce serwisowej.

Można dokonać zmiany firmy serwisującej kasę fiskalną, lecz należy dopełnić pewnych formalności. Wnioskować o zmianę serwisu można nawet wtedy, gdy dotychczasowa firma wywiązuje się ze swoich obowiązków i nie łamie zasad określonych w przepisach. We wniosku należy podać przyczynę naszej decyzji odnośnie chęci zmiany serwisu, np.: brak uprawnień, zbyt długi okres oczekiwania na interwencję, niemiła obsługa itp. Producent lub importer danego typu kas fiskalnych na wniosek podatnika, wyraża zgodę na zmianę firmy serwisującej urządzenie fiskalne. Cała procedura odbywa się w formie pisemnej. Należy wiedzieć, że rozpatrzenie takiego wniosku podlega opłacie manipulacyjnej. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy poprzedni serwis już nie istnieje – wówczas podatnik jest zwolniony z opłat. W uzasadnionych przypadkach producent ma prawo nie wyrazić zgody na przekazanie serwisu.

Po otrzymaniu pozytywnej decyzji, nowy serwis dokonuje adnotacji w książce serwisowej i wykonuje przegląd kasy fiskalnej.

Należy pamiętać, że obowiązkiem właściciela kasy jest powiadomienie urzędu skarbowego o fakcie zmiany firmy serwisującej jego urządzenie fiskalne – ma na to 7 dni od dnia wydania przez producenta odpowiedniej decyzji.

Przepisy dotyczące kas rejestrujących nie zabraniają podatnikowi zmieniać miejsca użytkowania kasy fiskalnej, na przykład w sytuacji zmiany miejsca prowadzenia działalności.

Należy jednak wiedzieć, że każdy paragon powinien zawierać m.in. aktualny adres punktu sprzedaży. Zmiana miejsca użytkowania kasy rejestrującej wiąże się z dopełnieniem kilku formalności. Podatnik w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu, powinien zgłosić ten fakt do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Zgłoszenie powinno zawierać dane kasy, dane identyfikacyjne podatnika, nazwę placówki oraz adres miejsca instalacji. Na tej podstawie urząd skarbowy sporządza adnotację w książce serwisowej kasy. Według tych danych właściwy serwis dokona zmiany adresu użytkowania w nagłówku kasy. Zmiana miejsca użytkowania urządzenia nie wymaga odczytania zawartości pamięci kasy fiskalnej.

Raport miesięczny pełny jest to wydruk fiskalny zawierający wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz ich podsumowanie. Należy pamiętać, że jest to raport obowiązkowy. Raport miesięczny wykonujemy po zakończeniu miesiąca sprzedażowego, najwcześniej pierwszego dnia kolejnego miesiąca, lecz nie później niż do 25 dnia.

W sytuacji braku raportów dobowych nie ma obowiązku drukowania raportu miesięcznego.

Raport dobowy jest dokumentem fiskalnym, który zawiera dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę. Jeśli w ciągu całego dnia nie wystawiliśmy żadnego paragonu fiskalnego, oznacza to, że nie było obrotu, więc kasa nie ma czego sumować w takim raporcie. Oczywiście można wykonać raport „zerowy”, lecz nie ma on wartości z księgowego punktu widzenia. Dlatego nie ma obowiązku wykonania takiego raportu.

Nie ma ustawowego obowiązku wykonywania raportu fiskalnego „rocznego”. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnik zobowiązany jest drukować fiskalne raporty dobowe oraz miesięczne. Chcąc jednak uzyskać wydruk z całego roku, należy wykonać raport okresowy od daty do daty, wpisując zakres na przykład od 01.01.2016 do 31.12.2016. Raport ten może być wydrukowany jako fiskalny raport pełny lub niefiskalny raport podsumowujący. Decydując się na wydruk pełny należy pamiętać, iż będzie on zawierał wszystkie raporty dobowe, więc może być bardzo długi.

Kasa lub drukarka fiskalna pozwala na wykonanie 1830 raportów dobowych. To jest ogranicznik jej „żywotności”. Zakładając, iż podatnik codziennie wykona jeden raport dobowy przez 365 dni w roku, to przez 5 lat wykona 1825 raportów. W sytuacji gdy z powodu braku sprzedaży, urlopu itp. raporty dobowe nie są wykonywane to ten czas automatycznie wydłuża „żywotność” kasy lub drukarki fiskalnej.

Obecnie większość modeli kas fiskalnych wyświetla stosowny komunikat na 30 dni przed końcem pamięci fiskalnej. Jeśli nie zwrócimy uwagi na to i nie zakupimy kolejnej kasy stosunkowo wcześniej, możemy spotkać się z sytuacją, że przyjdziemy do pracy a kasa będzie zablokowana z powodu zapełnienia pamięci fiskalnej. Wówczas nie mając kasy rezerwowej musimy zaprzestać sprzedaży.

Po wykonaniu 1830 raportów dobowych następuje zapełnienie pamięci fiskalnej kasy i blokada dalszej pracy na urządzeniu. Jeśli nie mamy kasy rezerwowej, musimy zaprzestać sprzedaży. W tej sytuacji są dwa wyjścia. Jak najszybciej kupić, zaprogramować i dokonać fiskalizacji nowej kasy. Całą taką procedurę można wykonać w ciągu jednego dnia. Następnie spokojnie zająć się zapełnioną kasą, w której konieczne jest wykonanie odczytu pamięci fiskalnej we właściwym urzędzie skarbowym. Czynności tej na wniosek podatnika dokonuje uprawniony serwis obsługujący urządzenie, w ustalonym przez urząd skarbowy terminie.

Drugim wyjściem jest dokonanie – na wniosek podatnika – odczytu z zawartości pamięci fiskalnej, po uprzednim umówieniu terminu we właściwym urzędzie skarbowym, a następnie wymiana tej pamięci. Cała procedura związana z wymianą pamięci zobliguje do ponownego przejścia przez obowiązki związane z instalacją urządzenia. Należy wiedzieć, że wymiany pamięci dokonuje wyłącznie producent urządzenia. Wcześniej jednak serwis sprawdza czy w konkretnym modelu kasy istnieje możliwość wymiany modułu pamięci fiskalnej. Należy zaznaczyć, że cała procedura wymiany pamięci, następnie ponownego zaprogramowania i wykonania fiskalizacji może potrwać nawet kilka dni.

Plomba serwisowa może być ołowiana lub z modeliny. Zabezpiecza ona tę część urządzenia, do której zgodnie z prawem właściciel kasy nie może mieć dostępu. Plomba dodatkowo posiada nabity numer autoryzowanego serwisanta. Warto sprawdzać, czy po zaplombowaniu numer jest czytelny -nieczytelność lub uszkodzenie plomby oznacza próbę nieuprawnionej ingerencji, co w razie kontroli Urzędu Skarbowego może skutkować nałożeniem sankcji karnych.

Podczas kontroli skarbowej urzędnik sprawdza, czy przedsiębiorca wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Sprawdzi, czy w danym przedsiębiorstwie jest kasa fiskalna i czy jest ona zarejestrowana. Szczególną uwagę zwróci na obsługę klienta, zwłaszcza w zakresie rejestracji transakcji handlowej i wydawania paragonów fiskalnych. Oczywiście ma także prawo sprawdzić samo urządzenie pod względem czytelności wydruku paragonu fiskalnego,  nienaruszalności plomby, sprawdzi także numer fabryczny, numer unikatowy oraz numer ewidencyjny urządzenia, który powinien być naniesiony na obudowę kasy w sposób widoczny i trwały. Może zażądać wglądu do książki serwisowej. Kontroluje tam poprawność wpisów, szczególnie terminów przeprowadzonych przeglądów technicznych. Dlatego ważne jest, aby książka serwisowa była przechowywana w tym samym miejscu, co kasa. Kontroler może także sprawdzić prawidłowość zaprogramowania kasy, nagłówek z adresem, nazwy i ceny poszczególnych towarów bądź usług oraz ich przyporządkowanie do prawidłowych stawek VAT.