Ulga do 700 zł na kasę fiskalną przysługuje każdemu podatkowi rozpoczynającemu prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu tego urządzenia, który spełni warunki określone w przepisach.

Warunki te zostały wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania:

2. 1. Odliczenia kwoty, o której mowa w art. 111 ust. 4 ustawy, zwanego dalej „odliczeniem”, lub jej zwrotu można dokonać pod warunkiem:1) złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tego ewidencjonowania;2) rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego nie później niż w obowiązujących terminach, przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te były objęte ważnym potwierdzeniem, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać, zwanym dalej „potwierdzeniem”;3) posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

W praktyce oznacza to, iż podatnik chcący skorzystać z ulgi ma obowiązek:

Przed rozpoczęciem ewidencjonowania złożyć w urzędzie skarbowym Zawiadomienie o rozpoczęciu ewidencjonowania – wzór tego druku znajduje się w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363). Należy w nim podać wszystkie kasy, które podatnik zamierza stosować w działalności (na każdą z nich przysługuje ulga do 700 zł!)

Rozpocząć ewidencjonowanie w terminie – nie można spóźnić się z instalacją kasy. Jeśli przedsiębiorca z powodu przekroczenia w maju 2016 r. limitu do zwolnienia podmiotowego musi mieć kasę fiskalną od 1 sierpnia 2016 r., nie może jej wprowadzić 2 sierpnia. Dlatego warto pomyśleć o zakupie i formalnościach przynajmniej na kilka tygodni wcześniej.

Posiadać kasę lub drukarkę fiskalną z ważną homologacją – podatnik kupujący urządzenie u serwisanta posiadającego ważną legitymację nie musi przejmować się tym wymogiem, serwisy bowiem nie mają prawa sprzedawać kas bez homologacji.

Uregulować należność wynikającą z faktury (rachunku). Jeżeli serwis kas zgodził się wystawić fakturę z odroczonym terminem płatności, podatnik może skorzystać z ulgi dopiero po zapłacie całej kwoty należności za kasę.

Spełnienie opisanych powyżej wymogów nie wymaga od przedsiębiorcy większego wysiłku – w rzeczywistości są to wymogi obowiązujące każdego podatnika rozpoczynającego pracę z kasą, a chęć skorzystania z ulgi nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi formalnościami.

Wysokość kwoty, którą uzyska podatnik w ramach ulgi na kasę fiskalną, zależy od ceny zakupionego urządzenia oraz liczby kas zgłoszonych do urzędu skarbowego przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Kwestia wysokości ulgi została uregulowana w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT:

Art. 111.

(…)

4. Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Praktyka pokazuje, iż w większości przypadków kwota ulgi wynosi 700 zł za jedno urządzenie (najtańsze kasy fiskalne kosztują około 1.000 zł). W przypadku dwóch urządzeń podatnik otrzyma 1.400 zł, trzech – 2.100 zł itd.

Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT ulgę na kasę fiskalną rozliczają w deklaracji VAT za miesiąc (kwartał), w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą danego urządzenia lub za miesiące kolejne. Nie zawsze jednak można odliczyć całą kwotę ulgi w jednej deklaracji. Zgodnie bowiem z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania, kwota odliczenia nie może przekraczać kwoty różnicy między kwotą podatku należnego a kwotą podatku naliczonego. Jeśli różnica ta jest kwotą mniejszą niż 700 zł, podatnik musi „rozłożyć” dokonanie odliczenia przynajmniej na dwa okresy rozliczeniowe.

Sposób postępowania w przypadku podatników wykazujących nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym reguluje § 3 ust. 3 tegoż rozporządzenia:

• 3

(…)

3. W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa albo równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

1) 25% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 175 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

2) 50% kwoty odpowiadającej 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 350 zł – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Żadne przepisy nie przewidują limitu czasowego na rozliczenie całości kwoty ulgi na kasę fiskalną. Jeśli podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie chce dokonywać odliczenia, może to zrobić w kolejnych okresach.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT z przyczyn oczywistych nie mogą rozliczyć ulgi w deklaracji. W ich wypadku urząd skarbowy dokonuje zwrotu na wskazany rachunek bankowy lub rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Tak wskazuje art. 111 ust. 5 ustawy o VAT. Podatnik musi złożyć w urzędzie wniosek o zwrot kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.

Przepisy nie określają sformalizowanego wzoru takiego wniosku. Powinien on jednak zawierać dane, o których mowa w § 4 ust. 2 i 3 rozporządzenia w sprawie odliczania:

2. Wniosek powinien zawierać: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, a w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą.
3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, należy dołączyć:

1) dane określające imię i nazwisko albo nazwę podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej;

2) oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą;

3) informacje o numerze rachunku bankowego podatnika lub jego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, na który należy dokonać zwrotu;

4) fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą – w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Na dokonanie zwrotu urząd skarbowy ma 25 dni – licząc od dnia złożenia przez podatnika wniosku wraz z wymaganymi dokumentami.

Podatnik, który spełnił wszystkie wymagania określone w przepisach i nie stracił prawa do ulgi w późniejszym okresie, ma prawo skorzystać z tego odliczenia nawet po długim czasie. Żadne przepisy nie przewidują ograniczenia czasowego w możliwości skorzystania z ulgi do 700 zł na kasę fiskalną.

W niektórych przypadkach podatnik, który skorzystał z ulgi na kasę fiskalną, ma obowiązek zwrócić uzyskaną bądź odliczoną kwotę na rachunek urzędu skarbowego. Okoliczności te zostały wymienione w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT:

Art. 111

(…)

6. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w przypadku naruszenia warunków związanych z odliczeniem tych kwot, określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7 pkt 1 i 2.

Ponadto użytkownicy kas muszą wziąć pod uwagę także § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania:

6. 1. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadkach gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:1) zaprzestaną działalności;2) nastąpi otwarcie likwidacji;3) zostanie ogłoszona upadłość;

   4) nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), a następca prawny nie będzie dokonywał sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy;

   5) dokonają odliczenia z naruszeniem warunków, o których mowa w § 2 i 3.

Z zacytowanych przepisów wynika, iż podatnik będzie musiał dokonać zwrotu ulgi na kasę fiskalną, jeśli w okresie 3 lat od rozpoczęcia ewidencjonowania wystąpią następujące okoliczności:

Spóźnienie z przeglądem technicznym (patrz: Jak często należy wykonywać przeglądy techniczne kas?)

Zaprzestanie używania kasy – chodzi tutaj o całkowite, definitywne zaprzestanie używania urządzenia fiskalnego np. w wyniku zamknięcia działalności, likwidacji jednego ze sklepów czy punktów usługowych. Obowiązek dokonania zwrotu ulgi nie dotyczy czasowej przerwy w użytkowaniu kasy np. z powodu awarii lub urlopu przedsiębiorcy. Z zaprzestaniem używania kasy związane są sytuacje, o których mowa w przepisach rozporządzenia: zaprzestanie działalności, otwarcie likwidacji, ogłoszenie upadłości i sprzedaż przedsiębiorstwa.

Naruszenie warunków związanych z odliczeniem – mowa o nich w zacytowanych wcześniej § 2 i 3 rozporządzenia w sprawie odliczania. Dotyczy to sytuacji, gdy przedsiębiorca odliczył ulgę lub wnioskował o jej zwrot, jednak nie spełnił wszystkich wymogów, np. nie złożył zawiadomienia w terminie lub spóźnił się z rozpoczęciem ewidencjonowania.

Procedura postępowania w przypadku utraty prawa do ulgi na kasę fiskalną została określona w § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie odliczania. Zarówno czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z tego podatku, dokonują zwrotu na rachunek urzędu skarbowego. Czynny podatnik VAT ma na to czas do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu (kwartale), w którym nastąpiły okoliczności pozbawiające go prawa do ulgi. Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT musi dokonać zwrotu do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym takie okoliczności wystąpiły.

W przypadku skorzystania z ulgi na kilka kas fiskalnych, podatnik ma obowiązek zwrócić tylko kwotę uzyskaną lub odliczoną na urządzenie, w stosunku do którego utracił prawo do ulgi.