Sprawna komunikacja, wymiana informacji i przekazywanie dokumentów – to benefity wynikające z digitalizacji pracy w firmie. W obszarze obsługi kadrowo-księgowej rozwiązania cyfrowe zajmują ważne miejsce. Zanim jednak dokumentacja trafi do księgowości lub biura rachunkowego, przechodzi przez kilka działów w firmie, uzupełniana o istotne opisy i akceptowana przez osoby decyzyjne. Usługa Dokumenty Firmy, dostępna w programach InsERT, automatyzuje i usprawnia ten proces.
Dokumenty Firmy to moduł dostępny zarówno w programach linii InsERT nexo, jak i w starszej wersji GT. Praktyczne narzędzie, które automatyzuje pracę wielu osób w firmie, oszczędza czas, przyśpiesza przekazywanie dokumentacji do docelowych działów – to jego zalety w pigułce.
Usługa Dokumenty Firmy umożliwia:
- przesyłanie dokumentów w formie plików PDF lub zdjęć do osób odpowiedzialnych za ich weryfikację lub do działu księgowego w firmie,
- automatyczny odczyt (OCR) odebranych dokumentów podczas wprowadzania ich do programu księgowego (Rachmistrz lub Rewizor),
- zarządzanie wewnętrznym obiegiem dokumentów w firmie – błyskawiczne przekazywanie umów, ofert i innych pism, wysyłanie ich w celu podjęcia dalszych działań,
- sprawdzanie historii i ścieżki obiegu dokumentów,
- wsparcie pracy zdalnej.
Cyfrowo, czyli szybko
Model pracy opartej na papierowej dokumentacji stopniowo przechodzi do przeszłości. W firmach coraz częściej pracuje się na skanach lub zdjęciach dokumentów, które trafiają do zasobów na dyskach lub w sieci. Księgowość lub biuro rachunkowe również otrzymują na bieżąco faktury w formie elektronicznej. Dokumenty Firmy pozwala pójść o krok dalej – pracownicy zyskują kompletne narzędzie, które pozwala na błyskawiczne przekazywanie plików. Uruchomienie funkcji obieg dokumentów umożliwia stworzenie elastycznej ścieżki w przypadku bardziej skomplikowanych procesów. Moduł nie jest więc sztywny – możemy dostosować drogę dokumentu i zdecydować na jakim etapie się skończy – czy na poziomie przepływu między pracownikami czy też (jeśli wymaga czynności księgowych) ma finalnie nastąpić eksport do programu Rewizor lub Rachmistrz.
Postęp prac weryfikowany jest na każdym etapie. System przypomni o dokumencie, który zatrzymał się zbyt długo i np. nie został opracowany przez uprawnioną do tego osobę. Ścieżkę można też łatwo odtworzyć i przeanalizować historię danego pliku. To bardzo przydatna funkcja zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach, w których zdarza się, że dokumenty potrafią „zagubić się” w jakimś dziale albo w natłoku spraw osobie decyzyjnej umyka akceptacja, co spowalnia lub zatrzymuje proces.
Jeszcze pełniejsza funkcjonalność
Moduł Dokumenty Firmy jest dostępny z poziomu naszego konta InsERT. Jeżeli korzystamy z innych programów producenta – sprzedażowych czy księgowych – możemy jednocześnie rozbudować ich funkcjonalność i zintegrować w spójnie działający w firmie system. Narzędzie pozwala na samodzielne wprowadzanie ustawień i zmian, jednak na początku rekomendujemy konfigurację i wdrożenie we współpracy ze specjalistą, który dostosuje program do potrzeb naszego przedsiębiorstwa.