Zdalne kontakty stały się standardem współpracy biznesowej. Wielu przedsiębiorców początkowo z dystansem patrzyło na tę formę komunikacji. Konieczność ograniczenia bezpośrednich spotkań z kontrahentami w pewnym sensie przymusiła firmy do zmiany podejścia. Podatnicy przekonali się, że również współpraca z biurem rachunkowym na odległość jest praktyczna, zwłaszcza jeśli w e-księgowości wykorzystuje się dedykowane narzędzia.
E-księgowość, która dla niektórych firm – zarówno przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych – dotychczas była innowacją, staje się powoli standardem. Sytuacja związana z pandemią wymusiła wdrożenie nowej formy komunikacji i nowych narzędzi do sprawnego obiegu dokumentów. Podatnicy przekonali się nie tylko do wysyłania faktur drogą mailową, ale też wykorzystywania dedykowanych programów, które nie tylko zastępują komunikację bezpośrednią, ale też automatyzują pracę.
Zmiana modelu współpracy biznesowej między księgowym a przedsiębiorcą przynosi korzyści już teraz. W perspektywie nadchodzących zmian i uruchomienia Krajowego Systemu E-faktur (KSeF) – okaże się korzystna także w przyszłości.
E-księgowość i elektroniczny obieg – to nie to samo
Dosyć dobrze zadomowiły się już wśród polskich przedsiębiorców faktury elektroniczne i elektroniczny obieg dokumentów. Model, w którym kontrahenci wystawiali głównie faktury papierowe, w dużej mierze odchodzi do przeszłości. Co za tym idzie – coraz mniej firm każdego miesiąca dostarcza do biura rachunkowego dokumenty w tradycyjnej formie – w postaci wydruków. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przekazywanie ich w formacie cyfrowym np. drogą mailową.
Po ich otrzymaniu są one wprowadzane do systemu księgowego, z którym posługuje się w pracy dana firma. Jednak innowacyjna e-księgowość to coś więcej niż korzystanie z poczty e-mail w kontakcie z biurem rachunkowym – to wykorzystywanie dedykowanych narzędzi IT zarówno do komunikacji, kontroli rozliczeń, jak i archiwizowania dokumentów.
Dobry program do e-księgowości
Przykładem dobrego i prostego w obsłudze narzędzia do e-księgowości jest Portal Biura. Program stworzony przez wiodącego producenta oprogramowania, firmę InsERT, działa w przeglądarce internetowej, więc nie wymaga instalowania aplikacji na urządzeniu. Po prostu logujemy się do swojego konta z poziomu strony w Internecie. System pozwala przedsiębiorcy na dostarczenie dokumentów w formie elektronicznej do biura rachunkowego. Z kolei księgowy – korzystając z kompatybilnego zaawansowanego narzędzia (np. Rachmistrz Nexo) – dokonuje potrzebnych rozrachunków.
Informacje o podatku do zapłaty, składkach, terminach, obowiązkach – cała komunikacja zwrotna odbywa się na platformie Portal Biura. Do przechowywanych w programie faktur podatnik ma dostęp cały czas i z każdego miejsca. Może też w dowolnym momencie dokonywać analiz czy wygenerować potrzebny raport.
Przyda się na przyszłość
Jesteśmy o krok od wprowadzenia faktury ustrukturyzowanej oraz Krajowego Systemu e-Faktur. Wprawdzie na ten moment korzystanie z KSeF to kwestia wyboru, ale można się spodziewać, że za jakiś czas zostanie on wprowadzony jako obowiązkowy. Należy się liczyć z tym, że komunikacja pomiędzy przedsiębiorcami i administracją państwową będzie całkowicie zdigitalizowana. Jeżeli wcześniej w przypadku naszej firmy e-księgowość stanie się standardem, z pewnością dużo łatwiej wdrożymy innowacje ustawodawcy w tym zakresie.