Likwidacja papierowych paragonów, konieczność wymiany kas natychmiast po wejściu w życiu nowego rozporządzenia – wokół kas fiskalnych online narosło wiele mitów, które niewiele mają wspólnego z rzeczywistością. Sprawdź, jak będzie wyglądał system kas fiskalnych online od 2018 r., czym będą e-paragony, jak kasa będzie współpracować z terminalem płatniczym i czy możliwe będzie przechowywanie papierowych kopii paragonów.

Zapowiadana od wielu miesięcy reforma systemu kasowego w Polsce zostanie dokonana za sprawą nowego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące. Zastąpi ono obecne rozporządzenie z 27 sierpnia 2013 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 1076). Zmian będzie sporo, a ich celem – uszczelnienie systemu podatkowego, udostępnienie konsumentom możliwości dokonania płatności bezgotówkowej i otrzymania e-paragonu w jednym miejscu, ale też wprowadzenie ułatwień dla przedsiębiorców, m.in. likwidacja barier dla rozwoju e-commerce.

 

Kasy fiskalne online wysyłają dane do fiskusa

Jedną z najważniejszych, a zarazem najbardziej kontrowersyjnych zmian będzie wprowadzenie standardu połączenia kas fiskalnych z repozytorium Ministerstwa Finansów.

Repozytorium – rozumie się przez to system informatyczny w rozumieniu ustawy, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, którego zasadniczym celem jest odbieranie i gromadzenie danych przekazywanych przez kasy rejestrujące i komunikacja z kasami rejestrującymi w zakresie niezbędnym do ich konfiguracji oraz realizowanie innych zadań dla celów kontrolnych i analitycznych.

(z projektu rozporządzenia)

Centralne raportowanie transakcji ma umożliwić szybką i skuteczną analizę danych przesyłanych do repozytorium w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Każde otrzymujące homologację urządzenie fiskalne będzie obowiązkowo wyposażone w interfejs komunikacyjny umożliwiający połączenie z centralnym repozytorium.

Komunikacja taka będzie odbywać się na pośrednictwem standardowego łącza internetowego bądź przez sieć GSM. W pierwszym przypadku rozwiązanie będzie proste – wystarczy doprowadzić do kasy fiskalnej połączenie sieciowe. Nie w każdych warunkach jest to jednak możliwe, dlatego użytkownicy kas będą też mogli zakupić modem GPRS i skorzystać z oferty wybranego operatora udostępniającego połączenie mobilne.

Nowe kasy fiskalne online mają zapewniać automatyczną transmisję pakietu danych: paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych i raportów dobowych.

 

E-paragon od 2018 r.

Nowe kasy fiskalne będą umożliwiały zarówno wydruk paragonu fiskalnego, jak i emisję dokumentu w formie elektronicznej. Konsument będzie miał wybór: tradycyjny wydruk lub e-paragon przesłany np. na pocztę elektroniczną.

Procedura otrzymywania e-paragonów ma być prosta: klient podaje sprzedawcy indywidualny kod nabywcy, a kasa fiskalna automatycznie wysyła elektroniczny dokument pod przyporządkowany do kodu adres e-mail. System ten ma rozwiązywać problem z przechowywaniem wydruków, które blakną i mogą ulec zniszczeniu, a są niezbędne np. przy dłuższym okresie gwarancyjnym na dany towar.

Należy przy tym podkreślić, iż wbrew krążącym pogłoskom wprowadzenie e-paragonów nie kładzie kresu tradycyjnym wydrukom. Dalej będą one funkcjonowały i nie planuje się ich likwidacji. Paragon fiskalny w formie papierowej jest niezbędny chociażby w przypadku obsługi zagranicznych gości, którzy nie podlegają identyfikacji w Polsce.

 

Koniec z papierową kopią paragonu

O ile e-paragony mają funkcjonować obok tradycyjnych paragonów papierowych, o tyle kopie dokumentów fiskalnych od 2018 r. mają być archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej. Nowe rozporządzenie wprowadza pojęcie pamięci chronionej – sparowanej z pamięcią fiskalną i pełniącej wobec niej funkcje pomocnicze.

Pamięć chroniona – urządzenie zawarte trwale w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające zapis i odczyt dokumentów fiskalnych i niefiskalnych emitowanych przez kasę pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, w sposób uniemożliwiający ich zmianę bez wykrycia tego zdarzenia w trakcie weryfikacji zapisów z zawartością pamięci fiskalnej.

(z projektu rozporządzenia)

W nowym stanie prawnym homologacji nie otrzymają więc urządzenia z dwiema rolkami papieru kasowego. Wymóg archiwizowania paragonów i raportów fiskalnych wyłącznie w formie cyfrowej rozwiąże problem przechowywania w odpowiednim miejscu wielu zadrukowanych rolek papieru kasowego i przyniesie przedsiębiorcom sporo oszczędności.

 

Kasa online i terminal płatniczy w 2018 r.

Jednym z deklarowanych przez Ministerstwo Rozwoju celów wprowadzenia nowych przepisów jest zwiększenie akceptacji płatności bezgotówkowych w Polsce. W związku z tym kasy online od 2018 r. obowiązkowo będą wyposażone w protokół komunikacyjny do terminala płatniczego.

Kasy online od 2018 r. będą zapewniały zgodność z opracowanym przez FROB (Fundację Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego) standardem terminali płatniczych. Konsument będzie miał zatem zagwarantowany dostęp do e-paragonów oraz płatności elektronicznych w jednym miejscu.

Zmiana ta ma nie tylko ułatwić płatności bezgotówkowe konsumentom, ale też utrudnić nieuczciwym przedsiębiorcom ukrywanie realnego dochodu.

Nowe rozporządzenie w związku z powyższymi zmianami określa wymóg posiadania przez urządzenie fiskalne interfejsu komunikacyjnego do terminala płatniczego.

 

Kasy fiskalne online – od kiedy?

Wejście w życie nowych przepisów dot. kas fiskalnych online zasadniczo planowane jest na początek 2018 r. Obecne brzmienie projektu rozporządzenia umożliwia jednak zarówno późniejsze, jak i wcześniejsze wejście w życie zmian. Niewykluczone więc, że nowe kasy fiskalne online mogą mogły otrzymywać homologację jeszcze w 2017 r.

Przedsiębiorcy użytkujący kasy fiskalne w Brwinowie i w innych miejscowościach powiatu pruszkowskiego nie będą musieli wymienić urządzeń od razu – prawdopodobnie będą mogli je stosować jeszcze przez jakiś czas. Czekamy jednak na odpowiednie przepisy precyzujące tę kwestię.

Zobacz też: Faktury wystawione do paragonów – czy należy je ujmować w ewidencji VAT i JPK_VAT w 2017 r.?