Krajowy System e-Faktur to centralny rejestr dokumentów, który zostanie wprowadzony od przyszłego roku przez resort finansów. Pozwoli na wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Zautomatyzuje obieg dokumentów między przedsiębiorcami oraz komunikację przedsiębiorca-administracja skarbowa. Scentralizowany system wymiany faktur z założenia ma ułatwić funkcjonowanie podmiotom gospodarczym. Chociaż sama koncepcja budzi pewne kontrowersje, może okazać się dobrym rozwiązaniem dla małym firm.

Jak działa KSeF?

Przedsiębiorca, który zdecyduje się nowoczesny model fakturowania, nie będzie już przekazywał dokumentów bezpośrednio do kontrahenta. Każda wystawiania przez niego elektronicznie faktura przejdzie przez Krajowy System E-faktur, gdzie zostanie jej nadany numer oraz zostanie zweryfikowana pod kątem zgodności ze strukturą logiczną udostępnioną przez resort finansów. Co istotne, dokumenty będą potem przechowywane przez wymagany przepisami okres. Chociaż faktura ustrukturyzowana i scentralizowany obieg dokumentów nie będą rozwiązaniem obligatoryjnym, warto wziąć pod uwagę wdrożenie go w firmie – zwłaszcza jeśli jest ona nieduża.

Krajowy System e-Faktur – dlaczego dobry dla małych firm?

Pierwsza zaleta to wspomniana już „zdalna” archiwizacja dokumentów. Podmioty gospodarcze, które zdecydują się na przekazywanie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu E-faktur (KSeF), nie mają obowiązku przechowywania dokumentów sprzedaży. Ich archiwizowanie zostanie przerzucone na system – wystawiane dokumenty będą w nim przechowywane aż przez 10 lat.

Inne korzyści e-faktur ustrukturyzowanych

Z pewnością dużą wygodę stanowi też usprawnienie procesu wystawiania faktury i nadanie jej formy ustrukturyzowanej. Ujednolicony wzór pozwala na łatwiejsze porównywanie dokumentów, a ryzyko zwykłej, ludzkiej pomyłki maleje. W małej firmie, gdzie jedna osoba musi wykonywać czynności z kilku różnych obszarów, automatyzacja czynności jest na wagę złota. Automatyczne księgowanie pozwala na większą efektywność pracy i jednocześnie niższe koszty obsługi księgowej.

Dodatkową zaletę stanowi też fakt, że faktury ustrukturyzowane nie będą podlegały przekazywaniu na żądanie organu podatkowego w plikach JPK_FA. Dane te zostaną udostępnione z systemu KSeF. Resort finansów chociaż nie przymusza, to zachęca przedsiębiorców do zdecydowania się w 2022 roku na korzystanie ze scentralizowanego systemu fakturowania. Szybszy zwrot kwoty podatku VAT naliczonego ma stanowić dodatkową motywację dla podatników.