Już wkrótce przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane. To trzeci, obok dokumentów w tradycyjnej formie papierowej oraz e-faktur – rodzaj faktur do wyboru. Wraz z nową opcją fakturowania wprowadzony zostanie Krajowy System e-Faktur (KSeF), znany też jako Centralny Rejestr Faktur lub Centralna Baza Faktur. Jak nowe przepisy wpłyną na funkcjonowanie polskich firm?
Uregulowanie kwestii prawnych związanych z przesyłaniem faktur elektronicznych znacząco ułatwiło życie przedsiębiorcom. Obecnie dokumenty tego typu można przesyłać np. mailowo w formacie PDF. Ograniczenie wprowadzone przez rząd w związku z pandemią COVID-19 tylko przyspieszyły proces ogólnej cyfryzacji – dziś coraz częściej kontaktujemy się z klientami i kontrahentami zdalnie. W taki sposób też wymieniamy między sobą dokumenty – nie tylko faktury, ale też umowy itp.
Czym jest faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny, wystawiany na podstawie wzorca ustalonego odgórnie i podanego na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. W rzeczywistości stanowi ona plik danych zapisanych w uniwersalnym języku znaczników xml – zawiera określone przepisami informacje. Rozwiązanie to pozwala na przekazywani informacji w ujednolicony sposób – wspólny dla wszystkich przedsiębiorców, umożliwiający zautomatyzowany odczyt.
Zanim faktura ustrukturyzowana trafi do odbiory, Krajowy System E-faktur nada jej numer identyfikujący. W ten sposób administracja skarbowa zyska większą możliwość kontrolowania poprawności przeprowadzonych przez przedsiębiorców transakcji, a co za tym idzie zapobiegania nadużyciom podatkowym.
Krajowy System e-Faktur – rola i korzyści
Zadaniem Krajowego Systemu e-Faktur będzie nie tylko weryfikowanie zgodności faktur ustrukturyzowanych ze strukturą logiczną udostępnioną przez ministerstw finansów, ale także przechowywanie ich. To dla przedsiębiorców spore ułatwienie. Obowiązek archiwizowania dokumentów zostanie bowiem automatycznie przerzucony na system KSeF. Nie będzie już sytuacji, w której organ podatkowy zażąda okazania faktury sprzed kilku lat, którą trudno już w firmie znaleźć.
Stosowanie e-faktur ustrukturyzowanych będzie wymagało zgody odbiorcy. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów ustawodawca nie przewidział wprowadzenia ogólnego obowiązku korzystania z tej możliwości. Obecnie planowane jest to jedynie dla niektórych podatników.
Zamiast przymusu przewiduje się jednak system zachęt. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się korzystać wyłącznie z tego typu fakturowania, będą mogli liczyć m.in. na szybszy zwrot nadpłaconego podatku VAT. Z pewnością jednak dążeniem ustawodawcy będzie stopniowe wyeliminowanie obecnych form dokumentowania transakcji na rzecz e-faktur ustrukturyzowanych.
Co Krajowy System e-Faktur oznacza dla przedsiębiorców?
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych i systemu KSeF nie oznacza, iż od 1 stycznia 2022 r. nie będziemy już posługiwać się praktycznymi programami, takimi jak Subiekt nexo, Rachmistrz nexo czy Rewizor nexo. Użytkownicy nowoczesnych systemów finansowo-księgowych z pewnością będą mieli ułatwione zadanie – w ich przypadku bowiem wystarczą bieżące aktualizacje. Producent – w tym wypadku firma InsERT – dba bowiem o dostosowanie oferowanych rozwiązań do aktualnych przepisów i potrzeb przedsiębiorców.
Trudniejsze zadanie czeka firmy, które korzystają z własnych lub nietypowych rozwiązań. Będą bowiem musieli dostosować swoje działania do nowych wymogów.