Posiadanie kasy fiskalnej i ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą tego urządzenia to obowiązek każdego podatnika, który zajmuje się dostawą towarów lub świadczeniem usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Taka zasada została zapisana w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Obecnie niektórzy podatnicy wciąż mogą korzystać ze zwolnień z kasy fiskalnej, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4.11.2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2014 r. poz. 1544). Rozporządzenie to obowiązuje jednak tylko do końca 2016 r. Nie należy spodziewać się, iż Ministerstwo Finansów zdecyduje się na przedłużenie obowiązywania zwolnień – resort już od kilku lat informuje, że dąży do całkowitego zlikwidowania tych preferencji. Podatnicy wykonujący niektóre czynności już teraz muszą mieć kasę fiskalną obowiązkowo – nie mogą korzystać ze zwolnień. Dotyczy to m.in. przedsiębiorców świadczących usługi naprawy pojazdów silnikowych, usługi fryzjerskie i kosmetyczne, usługi prawnicze, usługi doradztwa podatkowego, usługi związane z wyżywieniem czy lekarzy świadczących usługi opieki medycznej.
Podatnicy, którzy prowadzą działalność i muszą mieć kasę fiskalną, najlepiej zrobią korzystając z usług doświadczonego serwisanta znającego lokalny rynek – specjalista po zbadaniu potrzeb firmy dopasuje kasę lub drukarkę fiskalną o optymalnych parametrach, a także zapewni wsparcie w dopełnieniu wymaganych formalności. Warto przy tym podkreślić, iż wielu przedsiębiorców decyduje się na posiadanie kasy fiskalnej i wystawianie paragonów do każdej transakcji, mimo iż teoretycznie mieliby prawo korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku. Coraz częściej dzieje się tak np. przy sprzedaży wysyłkowej. Sprzedawcy wystawiają paragony, ponieważ wzbudza to zaufanie klientów, którzy chętnie wracają do sklepu, w którym zostali profesjonalnie obsłużeni.