Każda otrzymana od nabywcy zaliczka wymaga udokumentowania paragonem fiskalnym – nawet jeśli sprzedawca wystawia do tej transakcji fakturę lub sporządza umowę. Wielu podatników zastanawia się jednak, jak konstruować nazwy zaliczek na paragonie fiskalnym, tak aby spełniały one wymóg jednoznaczności. W rozstrzygnięciu tej kwestii pomaga interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach.
Podatnik ewidencjonujący sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej ma obowiązek dbać o prawidłowość pracy tego urządzenia, tak aby spełniało ono wymogi ustawodawcy. Zasada ta wynika z art. 111 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT. Szczegółowe wytyczne dotyczące użytkowania kas znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).
Jednym z obowiązków użytkownika kasy fiskalnej jest dbanie o prawidłowe wystawianie paragonów fiskalnych. Wśród danych, które musi zawierać taki dokument, jest nazwa towaru lub usługi pozwalająca na jednoznaczną ich identyfikację (§ 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia). Sprzedawca ma obowiązek tak skonstruować nazwę, aby można było na jej podstawie określić indywidualnie zakupiony towar lub usługę oraz przyporządkować im właściwą stawkę podatku. Nazwy muszą być na tyle szczegółowe, aby z jednego strony zapewnić konsumentowi możliwość kontroli zakupów, a z drugiej pozwolić organowi podatkowemu na weryfikację prawidłowości rozliczenia podatku. Niedopuszczalne jest stosowanie nazw grup towarowych, takich jak np. „mięso”, „nabiał”, „pieczywo” czy „usługa”, ani nazw, na podstawie których nie można określić towaru lub usługi.
Paragon dokumentujący zaliczkę
W przypadku otrzymania zaliczki lub innej formy przedpłaty na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, podatnik ma obowiązek wystawić nabywcy paragon fiskalny dokumentujący tę wpłatę. Z powinności tej nie zwalnia go wystawienie faktury – zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, w takim wypadku wydrukowany paragon fiskalny należy dołączyć do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika.
Wystawienie faktury do transakcji dokumentowanej paragonem fiskalnym nieraz ma celu wyszczególnienie składników towaru lub czynności wykonywanych w ramach danej usługi. Z przyczyn technicznych takie szczegółowe doprecyzowanie nie jest możliwe na paragonie fiskalnym. Faktura oraz ewentualnie umowa dają taką możliwość. Zaliczki zazwyczaj wpłacane są przy transakcjach opiewających na wyższe kwoty, np. dostawach mebli na zamówienie, usługach remontowych czy budowlanych. Faktura lub umowa, a często jedno i drugie, zawierają szczegóły zamówienia. Mimo wszystko obowiązkiem podatnika jest zaewidencjonowanie takiej wpłaty na urządzeniu fiskalnym i udokumentowanie paragonem.
Nazwa towaru lub usługi na paragonie
Pozostaje jednak kwestia skonstruowania nazw na paragonach dokumentujących wpłatę zaliczki. Podatnicy użytkujący kasy fiskalne w Pruszkowie nieraz zastanawiają się, czy nazwa taka powinna wskazywać na towar lub usługę, czy na samą zaliczkę.
Odpowiedź na te wątpliwości można znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 12 września 2016 r., nr IBPP2/4512-539/16-1/WN. Wnioskodawca zastanawiał się, czy w przypadku zaliczek wpłaconych na poczet sprzedaży paneli, podłóg, drzwi bez ich montażu oraz usługi polegającej na sprzedaży podłóg, drzwi wraz z ich montażem w budynku mieszkalnym prawidłowe będzie wystawienie paragonu fiskalnego z nazwą „zaliczka w stawce 23” oraz „zaliczka w stawce 8”. W interpretacji tej czytamy m.in.:
(…) w sytuacji prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dowodem dokumentujących dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny, a nie faktura (faktura zaliczkowa) lub umowa zawarta z klientem. Dokument ten, jak wskazano powyżej powinien zawierać nazwę usługi jednoznacznie ją identyfikującą.
Przedstawienie na paragonie wyłącznie informacji o przekazanej kwocie (zaliczce) przypisując do niej wyłącznie stawkę VAT, bez sformułowania jakiego towaru i usługi dotyczy nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który wyraźnie wskazuje, iż paragon musi zawierać nazwę towaru lub usługi.
Tym samym, ujęcie na paragonie fiskalnym tylko sformułowania o treści „zaliczka w stawce 23” lub „zaliczka w stawce 8%” bez podania jakiej usługi dotyczy, nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołane przepisy dotyczące stosowania nazw na paragonach fiskalnych.
Nawet jeśli szczegółowy zakres świadczonych usług czy składników towarów zostanie określony na fakturze, podatnik ma obowiązek tak konstruować nazwy na paragonie, aby wskazywały one na towar lub usługę, której dotyczy zaliczka. Mimo iż w przypadku wystawienia faktury nabywca nie otrzymuje wystawionego paragonu fiskalnego, więc zasadniczo dokument ten nie służy kontroli zakupów, sprzedawca musi dbać o spełnienie wymogów ustawodawcy.
Wymóg jednoznaczności nazw towarów i usług obowiązuje nawet wtedy, gdy podatnik wystawia faktury do wszystkich transakcji dokumentowanych fakturami. Oczywiście nie musi szczegółowo opisywać każdego towaru lub usługi – zwłaszcza, jeśli zawiera wiele składników. Wystarczy, aby nazwa umożliwiała przypisanie odpowiedniej stawki VAT.
Jak tworzyć nazwy towarów i usług na paragonie
Ustawodawca nie określił listy nazw towarów i usług, które mogą być programowane w kasach fiskalnych. Nazwy te konstruuje sam podatnik uwzględniając specyfikę prowadzonej działalności i asortyment sprzedawanych towarów i usług. Dopuszczalne jest używanie skrótów, o ile będą one zrozumiałe dla nabywcy i ewentualnych kontrolujących.
Należy również podkreślić, iż podatnik ma prawo zaprogramować w pamięci kasy fiskalnej jedną nazwę dla kilku odmian danego asortymentu, nawet gdy są one oferowane w różnych cenach. Nie dotyczy to oczywiście przypadków, gdy towary te objęte są różnymi stawkami VAT. W przypadku przedsiębiorców świadczących usługi możliwe jest wykorzystywanie nazewnictwa stosowanego przy tworzeniu zasad odpłatności (cennika). Jeżeli ewidencjonowaniu za pomocą kasy fiskalnej podlega produkt finalny (towar lub usługa) składający się z wielu komponentów, nie ma konieczności wyliczania wszystkich elementów składowych. Dotyczy to także ewidencjonowania zaliczek.
Użytkownicy kas fiskalnych z Pruszkowa, którzy wciąż mają wątpliwości co do prawidłowości programowanych nazw w urządzeniach fiskalnych, mogą zwrócić się o pomoc do doświadczonego serwisanta, który służy poradą w tym zakresie.