Już 1 lipca 2024 roku startuje oficjalna platforma rządowa do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Choć zmiany mogą niektórych niepokoić, system KSeF wydaje się być znakomitym narzędziem, które usprawni proces rejestracji i przechowywania faktur. Jakie korzyści przyniesie zautomatyzowanie obiegu faktur małym i dużym przedsiębiorcom oraz na co powinni uważać?
Co to jest system KSeF
Stworzony przez polskie Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur (KSeF) to uporządkowany system do wystawiania i przechowywania faktur. Jego głównym celem jest zautomatyzowanie i centralizacja polskiego systemu podatkowego. Co oznacza, że faktury ustrukturyzowane będzie można wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Od 1 lipca 2024 roku ta opcja stanie się obowiązkowa dla podatników VAT, a 1 stycznia 2025 roku dla przedsiębiorstw zwolnionych z VAT.
Korzyści z systemu KSeF
Oprócz wyraźnych zmian i usprawnień przewiduje się liczne korzyści z użytkowania systemu KSeF. Jednymi z zalet jest znaczne usprawnienie procesu obrotu faktur i zmniejszenie ryzyka ludzkiego błędu. Warto podkreślić przyspieszony zwrot VAT, docelowo brak konieczności przesyłania JPK_FA oraz uproszczone przepisy fakturyzowania. Jeden wzór wszystkich faktur, automatyczne księgowanie i przekazywanie plików do organów podatkowych znacznie odciążą szczególnie małe przedsiębiorstwa. Zejdzie również obowiązek archiwizowania faktur, ponieważ system będzie je przechowywał przez 10 lat. Te korzyści to należyty krok za postępem komputerowym i wykorzystanie go dla wygody i bezpieczeństwa podatników.
Koszt wdrożenia e-Faktur
Pozostało niewiele czasu, by przejście na system KSeF przeprowadzić jak najbardziej „bezboleśnie”. Oczywiście dla małych firm wdrożenie eFaktur to największe koszty pracy własnej. Wymaga wczytania się w wymagania i możliwości nowej platformy, gdzie nie raz ten czas poświęcony byłby na rozwój własnego biznesu, np. marketing. Nieraz może zaistnieć potrzeba zasięgnięcia doradztwa zewnętrznych firm księgowych. Konsultacja taka może dać pewność, że unikniemy konsekwencji prawnych przez błędy spowodowane niewiedzą. Koszt szkolenia w tym zakresie to średnio 500zł do 2000zł.
Dla większych firm sytuacja wygląda nieco inaczej. Duże przedsiębiorstwo to indywidualne wymagania, które raczej nie będzie korzystać z darmowego systemu Ministerstwa. Jest dostępnych wiele rozwiązań jak np. SmartKSeF, ale każdy będzie wymagać szkoleń pracowników. Wdrożenie takiego systemu do dużej firmy to koszty średnio kilku tysięcy złoty.
Już wkrótce te przepisy będą dotyczyć wszystkich przedsiębiorców. Warto przygotować się wcześniej i zaznajomić z jego zasadami. Miejmy nadzieję, że tak jak w innych sferach naszego życia, ta pełna digitalizacja ułatwi również naszą księgowość.