Każdego miesiąca przez ręce pracowników firm i biur rachunkowych przechodzą setki faktur i wyciągów bankowych. Dane z nich wprowadzane są ręcznie do programów księgowych i rozmaitych rejestrów. Czy istnieje możliwość, by odczytywanie dokumentów było zautomatyzowane? Tak! Co więcej, istnieje już na rynku sprawdzone, nowoczesne rozwiązanie. Nazywa się SaldeoSMART.
Jak działa program SaldeoSMART?
SaldeoSMART to program umożliwiający odczytywanie dokumentów zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Analizuje nie tylko formy elektroniczne faktur czy wyciągów bankowych, ale także ich skany. Działanie SaldeoSMART opiera się na mechanizmie OCR (Optical Charakter Recognition). Odczytywanie dokumentów odbywa się więc na zasadzie rozpoznawania znaków w plikach graficznych. Stąd możliwość pracy nie tylko na dokumencie elektronicznym (wygenerowana faktura czy wyciąg z systemu bankowego), ale również na obrazie (np. zeskanowanym dokumencie papierowym).
Jak wygląda praca z programem saldeoSMART
Praca z programem do odczytywania faktur i wyciągów bankowych saldeoSMART jest prosta. Odbywa się w trzech etapach:
- Przekazanie dokumentów do rozpoznania. Odczytywanie dokumentów odbywa się bezpośrednio ze skanera, z wiadomości mailowej albo przez samodzielne dodanie pliku w aplikacji.
- Weryfikacja i zatwierdzenie uzyskanych wyników.Może im towarzyszyć wykonanie przez użytkownika wstępnej dekretacji: przydzielenie dokumentu do rejestru, nadanie mu kategorii czy też opisu zdarzenia. Dekretację można przeprowadzić automatycznie, zgodnie z dostępnymi mechanizmami.
- Import dokumentu do programu księgowego. Odczytane i zweryfikowane dane są przekazywane np. do Rewizora nexo lub Rewizora GT, Rachmistrza nexo lub Rachmistrza GT) lub innego programu księgowego.
Czy odczytywanie dokumentów się opłaca?
Czas na zasadnicze pytanie: Czy odczytywanie dokumentów się w ogóle opłaca? Jeżeli chodzi o biura księgowe, to korzystanie z SaldeoSMART daje oczywiste benefity. Omijamy dzięki niemu cały proces ręcznego wprowadzania danych. Co więcej, program minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia pomyłki przy przepisywaniu. Wdrożenie go w firmie czy biurze rachunkowym obniży koszty związane z przetwarzaniem dokumentów nawet o połowę! Dzięki niemu praca księgowych stanie się bardziej efektywna i wydajna. Mogą oni obsłużyć więcej dokumentów w tym samym czasie lub poradzić sobie z natłokiem pracy, nawet przy brakach w personelu.
Jeśli chodzi o biura innych branż, to naturalnie odczytywanie dokumentów ma sens, jeśli jest ich więcej. Może niekoniecznie więc SaldeoSMART sprawdzi się w przypadku mikrofirm, które przetwarzają kilka faktur w miesiącu. Z pewnością jednak ułatwi pracę już przy kilkunastu fakturach kosztowych w przedsiębiorstwie.