Organy podatkowe zajmują odmienne stanowisko w przypadku zaprogramowania zawyżonych stawek VAT i w przypadku naliczenia VAT u podatnika zwolnionego z tego podatku. Sprawdź, kiedy można dokonać korekty błędnej stawki VAT na paragonie fiskalnym i jak to zrobić w praktyce. Dowiedz się też, czy można skorygować sprzedaż w przypadku braku oryginału paragonu fiskalnego.
W celu skorygowania transakcji udokumentowanej paragonem fiskalnym należy prowadzić oddzielną ewidencję. Urządzenia fiskalne nie dają bowiem technicznej możliwości zmiany danych zapisanych w pamięci fiskalnej. Kwestię prowadzenia ewidencji korekt reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).
W § 3 rozporządzenia znajdujemy opis procedury postępowania w przypadku wystąpienia tzw. oczywistej pomyłki oraz przyjęcia zwrotu bądź reklamacji. Oczywista pomyłka to błąd zasadniczo wykryty od razu po zaewidencjonowaniu sprzedaży – np. nieprawidłowa ilość towaru (120 kajzerek zamiast 12), błędna cena (44 zł za chleb zamiast 4 zł) czy naliczenie towaru, którego klient nie kupił. Niekiedy jednak zostają popełnione pomyłki bardziej skomplikowane, których korygowanie wzbudza wiele wątpliwości podatników – tak jest w przypadku zaprogramowania w kasie fiskalnej błędnej stawki VAT.
Przepisy nie wyznaczają procedury postępowania w tym konkretnym przypadku. Jak wynika z przepisu konieczne jest prowadzenie odrębnej ewidencji. O tym, w jakich sytuacjach podatnik ma prawo do dokonania korekty, wypowiadali się dyrektorzy izb skarbowych w interpretacjach indywidualnych.
Sprawa jest oczywista, gdy błędnie zaprogramowana stawka VAT jest niższa, niż być powinna (np. 8% zamiast 23%) – w takim wypadku podatnik niezwłocznie dokonuje korekty i płaci podatek w należnej wysokości. Jeśli jednak w pamięci kasy zaewidencjonowana zostanie sprzedaż w zawyżonej stawce VAT, podatnik nie zawsze ma prawo do dokonania korekty.
Korygowanie błędnej stawki VAT na paragonie – stanowisko fiskusa
W poprzednich latach organy podatkowe przeważnie zajmowały stanowisko przychylne przedsiębiorcom – w przypadku zarejestrowania sprzedaży z zawyżoną stawką VAT podatnicy mogli dokonać korekty i niejako „odzyskać” podatek, który nadpłacili. Obecnie jednak wydawane interpretacje indywidualne wskazują na brak możliwości skorygowania takiej transakcji.
Tak orzekł m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 27 listopada 2015 r., nr IPTPP1/4512-546/15-2/RG oraz w interpretacji z 24 lipca 2015 r., nr IPTPP1/4512- 238/15-5/AK, jak również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2015 r., nr IBPP2/4512-297/15/JJ.
Jak wskazuje pierwsza z powyższych interpretacji, zwrot nienależnie naliczonej kwoty podatku VAT powinien należeć się temu, kto faktycznie poniósł ekonomiczny ciężar podatku. W omawianej sytuacji ciężar ten ponosi w ostateczności konsument, a nie sprzedawca. Jeśli więc przedsiębiorca nie ma zamiaru oddawać klientom różnicy między kwotą, którą zapłacili, a kwotą, którą faktycznie powinni byli zapłacić, nie istnieją podstawy do skorygowania transakcji. Jak podkreślono we wspomnianej interpretacji, dokonanie zwrotu podatku przedsiębiorcy byłoby dla niego nieuzasadnionym przysporzeniem ze Skarbu Państwa.
Powyższe odnosi się do sytuacji, gdy w kasie fiskalnej zaprogramowano towary lub usługi ze stawką VAT wyższą, niż powinna być, np. 23% zamiast 8%. Nieco inaczej organy podatkowe traktują podatników zwolnionych z VAT, którzy omyłkowo zaewidencjonowali w kasie sprzedaż ze stawką VAT 5%, 8% lub 23%.
Podatnicy zwolnieni z VAT a korekta sprzedaży
W przypadku błędnego zaprogramowania w kasie fiskalnej stawek VAT u podatnika korzystającego ze zwolnienia z tego podatku, organy podatkowe orzekają o braku obowiązku zapłaty podatku z takiej sprzedaży. Stanowisko takie zajęli m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 9 czerwca 2016 r. oraz Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2016 r., nr ITPP1/4512-258/16/DM. Wskazano w nich jednak na konieczność prowadzenia odrębnej ewidencji, z której wynika kwota korekty sprzedaży i podatku należnego i w której wskazano przyczyny zaistniałej korekty.
Należy przy tym podkreślić, iż powyższe dotyczy wyłącznie sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym. Jeśli do transakcji takiej została wystawiona faktura, obowiązuje sankcyjny charakter zapłaty podatku, o którym mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT:
W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Ewidencja korekt paragonów fiskalnych
Wytyczne w kwestii prowadzenia ewidencji korekt oczywistych pomyłek znajdują się w § 3 ust. 5 i 6 rozporządzenia:
§ 3
(…)
5. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.
W przypadku dokonywania korekty paragonów fiskalnych z błędnie naliczoną stawką VAT bardzo trudnym, o ile nie niemożliwym do spełnienia okaże się wymóg dołączenia oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego daną sprzedaż. Dokumenty te znajdują się bowiem u konsumentów i raczej nie ma co liczyć na ich odzyskanie.
Na szczęście organy podatkowe orzekają w tym względzie na korzyść podatników – uznają za prawidłowe dowodzenie zaistniałego błędu na podstawie dokumentów innych niż paragon fiskalny, np. umowy lub wewnętrznego dowodu przyjęcia zamówienia na usługę. Muszą to być jednak rzetelne dowody odzwierciedlające rzeczywisty przebieg transakcji sprzedaży.
Tak orzekł m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 2 listopada 2015 r., nr ILPP2/4512-1-554/15-5/MR.
Zgodnie z § 14 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia, weryfikacja poprawności pracy kasy jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika. Dotyczy to w szczególności prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku. Warto więc kontrolować prawidłowość zaprogramowania kasy, w szczególności przy wprowadzaniu do pamięci fiskalnej nowych nazw towarów i usług. Dzięki temu uda się uniknąć konieczności korygowania sprzedaży. Należy pamiętać, iż obecnie nie istnieją przepisy regulujące w sposób jasny kwestii postępowania w przypadku błędnego zaprogramowania stawek podatkowych. Dokonanie korekty zawyżonej stawki zawsze więc wiąże się z ryzykiem wejścia w spór z organem podatkowym, który w danej sprawia może orzec inaczej niż w innych. Dlatego tym bardziej warto dbać o bieżące kontrolowanie poprawności zaprogramowanych w kasie fiskalnej stawek VAT.