Jeszcze kilka lat temu nikomu nie przyszłoby do głowy, że współpraca z księgowym może się odbywać całkowicie zdalnie. Wydarzenia ostatnich miesięcy sprawiły jednak, że przedsiębiorcy z dnia na dzień musieli przestawić się na taką formę działania. Paradoksalnie ograniczenie bezpośrednich kontaktów z biurem rachunkowym usprawniło np. logistykę przekazywania dokumentów i stało się nową, lepszą praktyką. Najbardziej nowoczesne firmy wdrożyły tzw. e-księgowość. W przypadku jednoosobowych działalności i małych biznesów e-księgowość to wyjątkowo dobre rozwiązanie. Zobacz, dlaczego się sprawdza!
Księgowość klasyczna z elementami cyfryzacji
Klasyczna księgowość obejmuje prowadzenie firmowej dokumentacji, archiwizowanie jej w wersji papierowej, wyliczanie obowiązkowych składek, podatków i kontakt z administracją skarbową. Przedsiębiorca może zdecydować się na samodzielne dokonywanie rozrachunków, zatrudnić księgowego, który będzie działał w ramach wewnętrznej struktury firmy lub nawiązać współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym. Wówczas wszelka dokumentacja związana ze sprzedażą i zakupami w firmie, umowy, dowody płatności, potwierdzenia przelewów, oświadczenia dotyczące środków trwałych itp. muszą być co miesiąc przekazywane do księgowego.
W najbardziej tradycyjnym wariancie właściciel firmy lub jego pracownik wystawia faktury papierowe i wraz z wydrukami dokumentów zawozi je do biura rachunkowego lub wysyła pocztą bądź kurierem.
Cyfryzacja księgowości jest już oczywiście standardem w wielu firmach. Większość przedsiębiorców wystawia faktury za pomocą dedykowanego programu lub aplikacji otwieranej w przeglądarce. Również banki oferują swoim klientom biznesowym tzw. księgowość internetową, która obejmuje możliwość generowania faktur elektronicznych. Biura rachunkowe pracują na specjalnym oprogramowaniu, na bieżąco otrzymują mailem skany dokumentów i tą samą drogą informują przedsiębiorców o wyliczonych kwotach składek czy podatków. Wydruki dostarczane są w innym terminie, czasem zbiorczo z kilku miesięcy lub inaczej (zgodnie z umową z danym biurem) i przechowywane w segregatorach.
Nowoczesna e-księgowość dla małych firm
W przypadku działalności jednoosobowych i małych firm raczej nie zatrudnia się księgowego. Zwykle właściciele decydują się na podpisanie umowy z biurem rachunkowym i przekazywanie dokumentów. Czasem przedsiębiorca sam zajmuje się księgowością – wymaga to jednak zdobycia pewnej wiedzy, pilnowania zmian w przepisach i dobrej organizacji. Organizacji, która pozwoli zajmować się jednocześnie rozwijaniem sprzedaży i sprawami księgowymi. Powierzenie ich specjaliście oszczędza energię i czas, przy niedużym biznesie również koszty obsługi księgowej nie są duże, a zyskujemy bieżące wsparcie doświadczonej i wykwalifikowanej osoby.
Rozwiązanie optymalnym dla małego biznesu jest nowoczesna e-księgowość, w której wszystko odbywa się online. Przedsiębiorca przekazuje dokumenty w postaci cyfrowej za pomocą oprogramowania dla klienta (np. korzysta z aplikacji Portal Biura). Z kolei biuro rachunkowe, które pracuje na kompatybilnym oprogramowaniu księgowym, otrzymuje pliki w czasie rzeczywistym. Po dokonanych rozrachunkach informacje trafiają w ten sam sposób do przedsiębiorcy – pojawiają się w aplikacji.
Co zyskuje mała firma, która korzysta z e-księgowości?
Co zyskuje właściciel małego biznesu, który zdecyduje się na e-księgowość?
- Zdalny obieg dokumentów – bez wychodzenia z domu lub z firmy
- Oszczędność czasu i kosztów związanych z dojazdami do biura rachunkowego
- Automatyzację, a więc usprawnienie i przyśpieszenie procesów księgowych
- Możliwość stałego wglądu w sytuację firmy, generowania raportów, analiz i szybkiej reakcji na ewentualne nieprawidłowości – dostęp w każdej lokalizacji i o każdej porze
- Cyfryzacja dokumentacji i jej archiwizacja w programie
- Informacje o podatkach, składkach, terminach – uporządkowane w jednym miejscu
Na koniec warto dodać, że e-księgowość nie pozbawia przedsiębiorcy zalet wynikających z kontaktu z księgowym. Mimo dużej digitalizacji komunikacji, po drugiej stronie ekranu wciąż jest człowiek, który panuje nad prawidłowością przeprowadzanych operacji. Mimo że część procesów odbywa się automatycznie, wciąż możemy liczyć na wsparcie doświadczonych księgowych, którzy podnoszą swoje kwalifikacje – w tym także w korzystaniu z nowoczesnych narzędzi dla firm.