Komisja Europejska udzieliła zgody na wdrożenie w Polsce elektronicznej wymiany dokumentów. Faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkowa! Przedsiębiorcy już teraz mogą korzystać z systemu KSeF za pośrednictwem swoich programów finansowo-księgowych. Sprawdź, jak ta zmiana wpłynie na funkcjonowanie polskich firm.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana zatwierdzona przez Unię

Udzielenie zgody na fakturę ustrukturyzowaną to odpowiedź Komisji Europejskiej na wniosek o derogację, skierowany przez polski rząd 2 sierpnia 2021 r. Dnia 30 marca 2022 r. KE przekazała poczynione ustalenia do Rady Unii Europejskiej. Akceptacji możemy spodziewać się w ciągu kilku tygodni.

Obowiązkowa elektroniczna faktura ustrukturyzowana to kolejny etap Ministerstwa Finansów w kierunku cyfryzacji życia przedsiębiorców oraz działania organów skarbowych. Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa już od 1 stycznia 2022 r. Regulacje dotyczące jego funkcjonowania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481).

Czym jest Krajowy System e-Faktur

Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany zgodnie ze wzorem opublikowanym przez resort finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej (e-PUAP). Do tworzenia takich dokumentów służy system KSeF – pozwala udostępniać i odbierać faktury. W międzyczasie je analizuje pod kątem poprawności.

Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oznacza, że faktura ustrukturyzowana nie będzie mogła zostać wystawiona niezależnie od niego. Obecnie przedsiębiorcy wciąż mają wybór – mogą sporządzać faktury papierowe, tradycyjne e-faktury (np. przesyłane w formacie PDF), a także omawiane faktury ustrukturyzowane. Działania podjęte przez polski rząd mają wyeliminować pierwsze dwa typy dokumentów.

Nie taka faktura ustrukturyzowana straszna

Perspektywa bieżącego analizowania dokonywanych transakcji przez narzędzia administracji skarbowej budzi niepokój przedsiębiorców. Jednak uczciwie dokumentujący swoją sprzedaż nie mają powodu do obaw. W rzeczywistości faktura ustrukturyzowana i system KSeF niosą ze sobą spore korzyści. Przede wszystkim ujednolicenie standardów w tym zakresie znacznie ułatwi przetwarzanie dokumentów w firmach i biurach rachunkowych. Znacznie przyśpieszy to całą pracę i komunikację pomiędzy podmiotami, a także zminimalizuje liczbę błędów popełnianych z winy czynnika ludzkiego.

Zniknie też obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. Archiwizacja zostanie w pełni przełożona na system KSeF. Przedsiębiorca będzie miał dostęp do swoich dokumentów nie przez 5, ale przez 10 lat. Przepis dotyczący obowiązku przechowywania dokumentów przestanie mieć rację bytu.

Jak zmieni się życie przedsiębiorców

Użytkownicy nowoczesnych systemów finansowo-księgowych, takich jak np. programy InsERT, nie przeżyją rewolucji. Faktury wystawiać będą w taki sam sposób, jak dotychczas. Wykorzystywane przez nich oprogramowanie będzie korzystało z systemu KSeF i przekazywało oraz odbierało dokumenty zgodnie z bieżącymi wymogami ustawodawcy.

Pozostałym resort finansów oferuje dedykowane narzędzie.

Kiedy elektroniczna faktura ustrukturyzowana stanie się w Polsce obowiązkowa? Nie wiadomo. Po uzyskaniu akceptacji Rady UE rząd wdroży rozpocznie prace nad odpowiednimi przepisami. Przed nami jeszcze dość czasochłonne procesy legislacyjne. Należy więc spodziewać się, iż obowiązkowa e-faktura wejdzie w życie najwcześniej w 2023 roku.

Zobacz także:

Odroczenie obowiązku integracji kasy online i terminala