Od 2024 roku przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Czym różnią się te dokumenty od faktur elektronicznych, które dotychczas były w obiegu i czym jest, powiązany z nimi centralny system faktur?
Faktura ustrukturyzowana i KSeF to dla przedsiębiorców na razie opcja. Do końca 2023 roku mogą oni, tak jak dotychczas, wystawiać faktury papierowe i elektroniczne za pomocą posiadanych programów komputerowych do obsługi sprzedaży. Jednak w 2024 roku sytuacja ulegnie zmianie i wejdzie w życie obowiązek stosowania faktury ustrukturyzowanej. Dla niektórych biznesów będzie to pewna uciążliwość, dla innych – wręcz przeciwnie.
Faktura ustrukturyzowana – czym jest?
Faktura ustrukturyzowana jest rodzajem faktury elektronicznej, wystawianej w ujednoliconym formacie. Rząd opublikował strukturę logiczną e-Faktury FA(1) w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Czym KSeF?
KSeF jest skrótem od nazwy Krajowy System e-Faktur. Ten zaawansowany system informatyczny służy do wystawiania, przekazywania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przez podatników. Aby faktura ustrukturyzowana trafiła do kontrahenta, musi zostać wystawiona i przekazana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który nadaje jej numer identyfikacyjny, sprawdza dokument pod kątem poprawności.
Ułatwienie czy utrudnienie?
Czy faktura ustrukturyzowana to utrudnienie czy raczej ułatwienie dla podatników? To zależy. Z pewnością dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy dotychczas wystawiali faktury papierowe przeskok na nowy system będzie wyzwaniem. Jednak dla większości firm, w których od lat korzysta się z programów komputerowych lub aplikacji online do wystawiania faktur, faktura ustrukturyzowana nie będzie wielką rewolucją. Istotnym czynnikiem natomiast może być samo oprogramowanie. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze sprawdzonego systemu do obsługi sprzedaży, który jest na bieżąco aktualizowany – właściwie nie odczuje różnicy.
Natomiast z pewnością różnicę odczują biura rachunkowe. Księgowość dla firm okaże się znacznie łatwiejsza do prowadzenia przy wykorzystywaniu jednolitego dla wszystkich podmiotów schematu e-faktury. Pozwoli to na automatyzację przetwarzania dokumentów, a to oznacza zminimalizowanie błędów i ogromne oszczędności czasu dla księgowych.
Do końca 2023 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu KSeF i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Rada Unii Europejskiej zatwierdziła jednak termin, od którego nowe narzędzie stanie się obowiązkowe dla wszystkich – 1 stycznia 2024 r.