Koniec papierowych faktur to bliska perspektywa przedsiębiorców. Z jednej strony centralny KSeF będzie ułatwieniem, z drugiej – może okazać się wyzwaniem. Kiedy nastąpi planowane objęcie firm obowiązkowym e-fakturowaniem? Jak się do tej zmiany dobrze przygotować?
Nowe narzędzie Krajowej Administracji Skarbowej, czyli Krajowy System e-Faktur, z założenia ma uprościć i uszczelnić polski system podatkowy. Faktura ustrukturyzowana, ujednolicony elektroniczny dokument to także ułatwienie – dla przedsiębiorców, obiorców dokumentu i księgowych. Najmniejsze podmioty, które wciąż wystawiają faktury tradycyjnie w formie papierowej, mogą mieć jednak problem z wdrożeniem tej zmiany.
Papierowe faktury – kiedy koniec?
Koniec papierowych faktur przewidywany jest 2024 r. Tymczasem tysiące polskich firm wciąż stosuje tradycyjne rozwiązania, a więc papierowe faktury. Zwłaszcza mali przedsiębiorcy korzystają z bloczków do wystawiania faktur, wypełniają ręcznie wszystkie pola formularza i dostarczają je odbiorcom osobiście lub pocztą. Podatnicy ci nie chcą inwestować w oprogramowanie komputerowe, którego obsługi będą musieli się uczyć, a ponieważ dokumentów jest niewiele, nie uważają zmian w tym zakresie za konieczne. E-fakturowanie nie pozostawi im wyboru – albo będą musieli nauczyć się wystawiania e-faktur, albo będą zlecać tę czynność biurom rachunkowym, co zapewne przełoży się na wyższe koszty usług księgowych.
Druga sprawa to konieczność weryfikacji programów do wystawiania faktur. Wiele z nich wymaga aktualizacji, ponieważ nie spełnia obecnych standardów, ani tym bardziej nie posiada funkcjonalności związanych z wprowadzeniem systemu KSeF. Nie wystarczy więc wprowadzić w firmie jakiekolwiek narzędzie do fakturowania i przeszkolić się z jego obsługi. Musi to być system, który pozwoli na działanie zgodne z wymogami dla faktur ustrukturyzowanych.
Program do faktur, który najlepszy?
Dobry program do faktur nie musi być drogi, ani skomplikowany w obsłudze. Przykładem są produkty firmy InsERT, np. Subiekt123 to funkcjonalna (a przy tym prosta) aplikacja wyposażona we wszystkie narzędzia potrzebne do prowadzenia sprzedaży, także fakturowania. Program dostępny jest online, ma intuicyjny interfejs i – co istotne – jest na bieżąco aktualizowany przez producenta. Bardziej zaawansowane opcje znajdziemy natomiast w oprogramowaniu Subiekt nexo i Subiekt GT, które zapewniają pełną obsługę sprzedaży.
Jeżeli chcemy wprowadzić w firmie oprogramowanie do obsługi sprzedaży, warto poradzić się specjalistów, który system sprawdzi się w przypadku naszej działalności. Zwłaszcza jeśli dotychczas wystawialiśmy faktury papierowe, profesjonalne wdrożenie pomoże przygotować się na zmianę przepisów i płynnie przejść na e-fakturowanie.