Jak uwierzytelnić użytkownika w KSeF? To pytanie zadają sobie przedsiębiorcy, który chcą udostępnić swoje dokumenty lub nawet umożliwić wystawianie faktur osobie trzeciej. Aktualnie taka weryfikacja przebiega na trzy możliwe sposoby. Sprawdź, jak uwierzytelnić użytkownika w KSeF za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego i tokenu.
Uprawnienia właścicielskie
Odpowiadając na pytanie, jak uwierzytelnić użytkownika w KSeF, trzeba przede wszystkim podkreślić, że proces weryfikacji musi przejść sam podatnik – właściciel firmy. Aby uzyskać uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i wystawiać, odbierać oraz przechowywać faktury ustrukturyzowane, przedsiębiorca musi się uwierzytelnić.
Sposób uwierzytelnienia właściciela konta w KSeF zależy od tego, czy jest on osobą fizyczną, czy prawną. Nie ma przy tym znaczenia, czy korzysta z systemu bezpośrednio, czy za pomocą oprogramowania do zarządzania sprzedażą, np. Subiekt nexo.
Jako osoba fizyczna możesz uwierzytelnić się w KSeF za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Osoby prawne nie mają Profilów Zaufanych, muszą więc skorzystać albo z płatnej kwalifikowanej pieczęci z NIP-em, albo zarejestrować się na formularzu ZAW-FA.
Jak uwierzytelnić użytkownika w KSeF – nadanie uprawnień osobie trzeciej
Nadanie uprawnień przez uwierzytelnionego właściciela osobie trzeciej jest możliwe na dwa sposoby: elektronicznie, poprzez wskazanie jej danych w systemie KSeF, lub w tradycyjnej formie – na druku ZWA-FA. Przy czym aby wskazana osoba lub cała firma mogła z tych uprawnień skorzystać, musi przejść proces weryfikacji np. poprzez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
Obecnie uprawnienia do KSeF można też nadać anonimowo. Służy do tego generowany przez podatnika posiadającego uprawnienia właścicielskie token. To ciąg znaków, który wystarczy podać, by zyskać dostęp do systemu. W praktyce na rozwiązanie to trzeba uważać. Wprawdzie jest ono szybkie i bezproblemowe, jednak ma mniejszy poziom bezpieczeństwa niż inne metody uwierzytelnienia. Tokeny nie są w żaden sposób chronione. Jeśli więc kod ten z jakichś przyczyn dostanie się w niepowołane ręce (np. mail z tokenem zostanie wysłany na błędny adres), każdy może mieć dostęp do dokumentów podatnika.
Jednorazowy dostęp do KSeF
Przepisy umożliwiają też udzielenie jednorazowego dostępu do pojedynczego dokumentu. Aby odbiorca faktury mógł pobrać ją z KSeF, musi tylko podać jej dane:
- numer identyfikujący;
- numer faktury;
- NIP lub numer innego identyfikatora nabywcy albo informacja o jego braku;
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy albo informację o braku tych danych;
- kwotę należności ogółem.
Dzięki temu podatnicy, którzy na co dzień jeszcze nie korzystają z KSeF, mogą pobrać wystawioną na siebie fakturę ustrukturyzowaną, bez konieczności zakładania konta w systemie. Nie potrzeba wtedy ani tokena, ani uwierzytelnienia – wystarczy podanie wymienionych powyżej danych.