Kasa fiskalna dla lekarza – jaką wybrać?

Kasa fiskalna dla lekarza powinna odpowiadać konkretnym potrzebom jego działalności. Na co zwrócić uwagę wybierając takie urządzenie? Dowiedz się wszystkiego o kasach i drukarkach fiskalnych optymalnych dla gabinetów lekarskich i poznaj najlepsze urządzenia dedykowane branży medycznej.

Zdecydowana większość polskich lekarzy, oprócz świadczenia usług opieki medycznej w ramach kontraktu z NFZ, przyjmuje też pacjentów w gabinetach prywatnych. To korzyść zarówno dla lekarza, jak i dla pacjenta, który nie zawsze może lub nie zawsze chce czekać w kolejkach w państwowych przychodniach. Świadczenie usług opieki medycznej bezpośrednio na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych wiąże się z obowiązkiem posiadania przez lekarza kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna u lekarza to ustawowy wymóg niezależny od korzystania ze zwolnienia z VAT ani wartości osiągniętego obrotu. To bardzo istotne kwestie, o których niestety lekarze czasem zapominają. Znajomość aktualnych przepisów jest bardzo ważna – każdy lekarz świadczący usługi opieki medycznej bezpośrednio na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.

Kasa fiskalna odpowiednia dla lekarza

Wybór kasy fiskalnej do gabinetu lekarskiego to bardzo istotna kwestia – urządzenia rejestrujące różnią się bowiem istotnymi parametrami technicznymi. Odpowiednio dobrana kasa lub drukarka fiskalna nie tylko pozwoli na spełnienie ustawowego wymogu, ale też usprawni i ułatwi proces rejestrowania sprzedaży oraz wzmocni zaufanie pacjentów.

Na co w takim razie zwrócić uwagę? Wielu podatników w pierwszej kolejności patrzy na cenę urządzenia. To niewątpliwie ważny aspekt – nikt nie chce przepłacać za sprzęt, szczególnie jeśli tak naprawdę nie widzi rzeczywistej potrzeby jego posiadania.

 

 

Kasa fiskalna dla lekarza nie musi być droga – tak naprawdę najdroższe urządzenia przeznaczone są dla marketów lub dużych punktów usługowych. Kasy dedykowane gabinetom lekarskim to urządzenia z niższej półki cenowej. Należy jednak pamiętać, iż poszukiwanie najtańszego dostępnego na rynku rozwiązania może przynieść więcej szkody niż pożytku. Przestarzałe technologicznie, bardzo tanie kasy fiskalne to urządzenia o wysokiej awaryjności, trudne w obsłudze, nieporęczne i generujące problemy takie jak np. konieczność archiwizowania papierowych kopii paragonów. Wybierając kasę fiskalną, lekarz powinien więc kierować się przede wszystkim jakością sprzętu.

Pomocą w wyborze kasy fiskalnej do gabinetu lekarskiego służy doświadczony serwis kas w Pruszkowie. Specjalista ze znajomością branży medycznej posiada wiedzę niezbędną do dopasowania urządzenia do potrzeb konkretnej działalności. Warto skorzystać z takiej możliwości i zakupić kasę w sprawdzonym, autoryzowanym serwisie.

Bardzo złym pomysłem jest też kupowanie kasy fiskalnej używanej. Wprawdzie urządzenie takie może być użytkowane przez podatnika innego niż pierwotny właściciel, konieczna jest jednak wcześniejsza wymiana modułu fiskalnego – w poprzednim bowiem na stałe zapisany jest NIP pierwszego posiadacza kasy. Wymiana taka to nierzadko połowa kosztu, jaki lekarz poniósłby na zakup nowego urządzenia. Ponadto zakup używanej kasy fiskalnej pozbawia prawa do ulgi w wysokości do 700 zł za każde zgłoszone do urzędu skarbowego urządzenie.

Kasa czy drukarka fiskalna dla lekarza?

Pierwszym kryterium wyboru urządzenia fiskalnego jest sposób, w jaki będzie ono ewidencjonowało sprzedaż. Kasy i drukarki fiskalne zasadniczo spełniają tę samą funkcję – rejestrują obrót i kwotę podatku ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Istnieje jednak między nimi zasadnicza różnica:

Kasy fiskalne pracują automatycznie – nie wymagają podłączenia do komputera. Obsługuje się je za pomocą klawiatury urządzenia. Natomiast drukarka fiskalna pracuje za pośrednictwem aplikacji zainstalowanej na komputerze lub urządzeniu mobilnym, takim jak tablet lub smartfon. Cała obsługa sprzedaży odbywa się poprzez program – drukarka fiskalna jedynie zapisuje w pamięci i emituje dokumenty – paragony fiskalne lub faktury.

Dla lekarzy poszukujących prostego rozwiązania, niewymagającego instalowania aplikacji komputerowej, najlepszym wyborem okaże się kasa fiskalna. Oczywiście nowoczesne kasy dają możliwość podłączenia do komputera – w celu np. archiwizacji kopii elektronicznej czy zaprogramowania nazw towarów i usług. Kasy fiskalne zazwyczaj mają mniejsze niż drukarki bazy PLU, czyli bazy nazw towarów i usług, nie posiadają też wielu skomplikowanych funkcji, których lekarz często zwyczajnie nie potrzebuje.

Jeśli jednak lekarz korzysta w swojej pracy z oprogramowania sprzedażowego lub rozważa wprowadzenie takiego rozwiązania, optymalnym wyborem będzie drukarka fiskalna. Korzystanie z takich programów przynosi wiele korzyści – pozwala lepiej zarządzać dokumentami, skrócić wiele uciążliwych procesów, planować strategie sprzedażowe na podstawie posiadanych danych, a w niektórych przypadkach nawet przesyłać dokumenty on-line do biura rachunkowego czy działu księgowości w przychodni.

Należy przy tym podkreślić, iż drukarki fiskalne ze względu na swoją funkcjonalność i bardziej zaawansowane technologicznie rozwiązania są nieco droższe od kas. Lekarz poszukujący do swojego gabinetu lekarskiego w Pruszkowie taniego urządzenia fiskalnego zdecyduje się więc raczej na zwykłą kasę.

Mobilna czy stacjonarna kasa fiskalna

Kolejnym kryterium wyboru urządzenia fiskalnego do gabinetu lekarskiego w Pruszkowie jest forma świadczenia usług opieki medycznej. Na rynku dostępne są kasy i drukarki fiskalne stacjonarne i mobilne.

Stacjonarna kasa lub drukarka fiskalna to rozwiązanie doskonałe dla lekarzy, którzy przyjmują pacjentów w jednym prywatnym gabinecie i nie oferują wizyt domowych. To urządzenie, które stoi na biurku i nigdzie się nie rusza – stacjonarne, zazwyczaj podłączone do źródła zasilania, choć niekoniecznie duże i ciężkie. Na rynku bowiem dostępnych jest wiele kas i drukarek fiskalnych stacjonarnych o niewielkich gabarytach, które doskonale sprawdzają się w pracy na biurku, zajmują niewiele miejsca, nie przeszkadzają i nie są narażone na upadki bądź zadrapania.

Mobilna kasa lub drukarka fiskalna okaże się optymalnym rozwiązaniem w dwóch przypadkach: gdy lekarz składa pacjentom wizyty domowe oraz gdy świadczy usługi w kilku różnych prywatnych gabinetach. W obu sytuacjach liczy się mobilność – urządzenie fiskalne musi być małe, lekkie i posiadać wytrzymały akumulator. Kasy fiskalne dla lekarzy, takie jak Posnet Mobile HS EJ czy Novitus Nano E, z powodzeniem mieszczą się w torbie – można je swobodnie użytkować przez cały dzień bez konieczności ładowania. Mobilna może być także drukarka fiskalna – np. Posnet Temo HS EJ Biała powstała z myślą m.in. o przedstawicielach branży medycznej.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby urządzenie fiskalne mobilne stało się urządzeniem stacjonarnym – w praktyce wielu lekarzy świadczących usługi tylko w jednym miejscu wybiera rozwiązania mobilne ze względu na ich niewielkie gabaryty i wysoką ergonomię użytkowania.

Parametry techniczne kas dla lekarzy

Wybierając kasę lub drukarkę fiskalną do gabinetu lekarskiego w Pruszkowie, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych parametrów technicznych urządzenia:

Wielkość bazy PLU, czyli bazy nazw towarów i usług, które zostaną zaprogramowane w pamięci kasy. Kasa fiskalna do gabinetu lekarskiego raczej nie wymaga obszernej bazy – lekarz zazwyczaj programuje w pamięci urządzenia niewielką liczbę pozycji. Praktycznie wszystkie dostępne na rynku urządzenia dedykowane lekarzom spełnią pod tym względem podstawowe wymagania.

Długość nazwy towaru i usługi – zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, nazwy towarów i usług drukowane na paragonie fiskalnym muszą być jednoznaczne. Oznacza to, iż nie można stosować nazw grup towarowych, np. „usługa medyczna”. Nazwami spełniającymi wymóg ustawodawcy będą np. „konsultacja dermatologiczna” czy „USG jamy brzusznej”. Długość nazwy do zaprogramowania w pamięci urządzenia fiskalnego jest ograniczona. Różne modele dają do dyspozycji różną liczbę znaków – od 16 nawet do 80. Warto więc wcześniej przemyśleć, jakie nazwy lekarz zaprogramuje w pamięci kasy lub drukarki fiskalnej. Dokładne nazwy nie tylko pozwalają spełnić wymogi określone w przepisach, ale też wzbudzają zaufanie pacjentów – każdy z nich po otrzymaniu paragonu może dokładnie sprawdzić, za co zapłacił. Poza tym wiele osób przechowuje paragony we własnej dokumentacji medycznej – z pewnością będą chcieli móc w przyszłości sprawdzić, z jakiej usługi skorzystali.

Możliwości komunikacyjne – od ilości i rodzaju portów komunikacyjnych zależy możliwość podłączenia do kasy fiskalnej dodatkowych urządzeń, takich jak ekran dotykowy, szuflada na pieniądze czy terminal płatniczy. Warto wcześniej przemyśleć, jak będzie wyglądał system urządzeń w gabinecie lekarskim, tak aby możliwości komunikacyjne kasy odpowiadały tym potrzebom.

Wytrzymałość akumulatora – cecha istotna nie tylko przy sprzedaży mobilnej, ale także w tych gabinetach, w których zdarzają się przerwy w dostawie energii elektrycznej. Nawet stacjonarne kasy i drukarki fiskalne mogą posiadać mocny akumulator. Jeśli kasa u lekarza będzie musiała nawet raz na jakiś pracować bez podłączenia do prądu, warto zwrócić uwagę na tę istotną cechę.

Kopia paragonu – papierowa czy elektroniczna

Na rynku dostępne są urządzenia zapisujące kopie paragonów fiskalnych na dwa sposoby: w formie papierowej i elektronicznej. Pierwsza występuje w starszych modelach kas – kopie paragonów zapisywane są na drugiej rolce papieru, którą po zadrukowaniu należy przechowywać w odpowiednich warunkach przez 5 lat od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności podatku z danej sprzedaży. Aby nadruk na paragonie nie stał się nieczytelny, dokumenty muszą być przechowywane w miejscu suchym i zacienionym. Logistycznie rzecz biorąc spełnienie tego wymogu jest dużym problemem – szczególnie gdy lekarz wystawia wiele paragonów. Ponadto sami producenci papieru kasowego przyznają, iż trwałość wydruku wynosi około 2 lat. Organy podatkowe mogą w każdej chwili zarządzić kontrolę w gabinecie lekarskim – jeśli kopie paragonów będą nieczytelne, lekarzowi grożą sankcje finansowe.

Z tego względu o wiele lepszym rozwiązaniem jest kasa lub drukarka fiskalna z elektroniczną kopią paragonu. Problem archiwizowania wydruków przestaje istnieć, ponieważ dokumenty zapisują się w postaci cyfrowej na maleńkiej karcie SD/SDHC. Użytkownik może wykonywać dowolną ilość kopii zapasowych. Producenci już od kilku lat nie projektują kas z papierową kopią paragonu. Wszystkie nowoczesne rozwiązania zostały wyposażone w moduł kopii elektronicznej. Co więcej, w 2018 r. mają wejść w życie przepisy, które zobligują wszystkich podatników do archiwizowania kopii paragonów w postaci cyfrowej.

Niektórzy użytkownicy obawiają się utraty danych zapisanych w postaci cyfrowej. Po zastanowieniu się trzeba jednak przyznać, iż w rzeczywistości łatwiej jest utracić dane „analogowe” niż elektroniczne. Możliwość wykonywania kopii zapasowych np. na pendrivach, płytach CD czy DVD i przy zastosowaniu innych rozwiązań eliminuje ryzyko całkowitej utraty danych. W przypadku kopii papierowych wystarczy natomiast np. zalać je wodą lub wystawić na zbyt długie oddziaływanie światła słonecznego, by stracić te dane bezpowrotnie. Wybór jest więc jasny i nie ma sensu rozważać za i przeciw.

Producenci kas fiskalnych

Trzech wiodących producentów urządzeń fiskalnych – Posnet, Elzab oraz Novitus – od lat projektuje rozwiązania dedykowane m.in. branży medycznej. Kasy i drukarki fiskalne tych producentów wyróżniają się nie tylko funkcjonalnością i najwyższym standardem wykonania, ale też prostotą obsługi. Kasa fiskalna w gabinecie lekarskim w Pruszkowie powinna mieć atrakcyjny, nowoczesny design, ponieważ ma to spory wpływ na wizerunek specjalisty w oczach pacjentów. Posnet, Elzab i Novitus produkują urządzenia eleganckie i estetyczne – dokładnie takie, jakie powinny być sprzęty w gabinecie lekarskim.

Kasy Posnet dla lekarzy

Najchętniej wybieraną przez lekarzy w Pruszkowie kasą fiskalną Posnet jest Mobile HS EJ, szczególnie model w białej obudowie. To najmniejsza i najlżejsza kasa na rynku – z powodzeniem zmieści się w lekarskiej torbie, a nawet w kieszeni.

Doskonale sprawdza się w pracy mobilnej – wytrzymały akumulator wydrukuje aż 50 tys. wierszy paragonu bez konieczności podłączania urządzenia do źródła zasilania. Ponadto to urządzenie wyjątkowo intuicyjne w obsłudze – lekarz bardzo szybko pozna podstawowe funkcje kasy i będzie mógł z powodzeniem, bezbłędnie wystawiać paragony, drukować raporty, wprowadzać nowe pozycje itd. Kasa dla lekarza w Pruszkowie Posnet Mobile HS EJ posiada elektroniczną kopię paragonu, 40-znakową nazwę towaru i spore możliwości komunikacyjne. Wersja Biała tej kasy – z nowoczesną, elegancką obudową – znakomicie komponuje się z wnętrzem gabinetu lekarskiego.

Z kolei najmniejszą drukarką fiskalną na polskim rynku jest Posnet Temo HS EJ – dla lekarzy polecana również w wersji Białej. Niewielkie gabaryty i niska waga to cechy niezbędne w pracy mobilnej, choć urządzenie to sprawdza się również jako stacjonarne. Wydajny akumulator wydrukuje nawet 50 tys. wierszy paragonu bez konieczności ładowania. Duża baza towarowa, elektroniczna kopia paragonu czy możliwość wydruku numeru NIP nabywcy w części fiskalnej tego dokumentu to tylko niektóre z zalet tej funkcjonalnej drukarki fiskalnej dedykowanej lekarzom. W standardzie Posnet Temo HS EJ Biała posiada host USB, opcjonalnie można ją też wyposażyć w moduł Bluetooth umożliwiający komunikację bezprzewodową. Wszystko to w stylowej i eleganckiej, białej obudowie, idealnie pasującej do gabinetu lekarskiego.

Wśród stacjonarnych drukarek fiskalnych dla lekarzy godna uwagi jest np. Posnet Thermal XL. Niezwykle funkcjonalne urządzenie zamknięte w niewielkiej, eleganckiej obudowie posiada wszystkie cechy urządzenia praktycznego w gabinecie lekarskim czy przychodni. Szybki mechanizm drukujący – 47 linii/sek. – znacznie przyspiesza obsługę pacjentów. Ogromne możliwości komunikacyjne – Ethernet, 2 porty RS232 oraz host USB – pozwalają na stworzenie funkcjonalnego systemu sprzedaży, z terminalem płatniczym, skanerem kodów kreskowych, monitorem dotykowym, szufladą na pieniądze itp. Drukarka fiskalna do gabinetu lekarskiego Posnet Thermal XL posiada dwie wersje wyświetlacza do wyboru – zintegrowaną z obudową urządzenia i wolnostojącą, każda z możliwością dodatkowego podwyższenia. Takie rozwiązanie pozwala optymalnie zorganizować stanowisko sprzedaży – tak aby zapewnić wygodę zarówno dla lekarza czy osoby w rejestracji, jak i dla pacjenta. Posnet Thermal XL to urządzenie nastawione na intensywną eksploatację, wyjątkowo wydajne i niezawodne.

Kasa Novitus dla lekarzy

Najbardziej popularną w pruszkowskiej branży medycznej kasą fiskalną firmy Novitus jest Nano E – urządzenie, które powstało z myślą o lekarzach i prawnikach. Niska waga i niewielkie gabaryty czynią z niej kasę idealną do pracy mobilnej – z powodzeniem zmieści się ona w lekarskiej torbie. Intuicyjne menu, ergonomiczny kształt i czytelny wyświetlacz znacznie ułatwiają pracę z urządzeniem. Wydajny wewnętrzny akumulator litowo-jonowy pozwala na wydruk nawet 2,5 tys. paragonów fiskalnych bez konieczności ładowania urządzenia. Oprócz wyjątkowo eleganckiego wyglądu, kasa fiskalna dla lekarz Novitus Nano E posiada wszystkie cechy nowoczesnego urządzenia fiskalnego: elektroniczną kopię paragonu, spore możliwości komunikacyjne, mechanizm drukujący z systemem szybkiej wymiany papieru „clamshell” i wiele innych.

Kasa Elzab dla lekarzy

Pierwsza na rynku kasa fiskalna z dotykowym panelem operatora – Elzab K10 – została doskonale przyjęta m.in. przez branżę medyczną w Pruszkowie. Niezwykła prostota obsługi – porównywalna ze smartfonem czy tabletem – idzie w parze z funkcjonalnością i wysokimi parametrami technicznymi urządzenia. Elzab K10 doskonale sprawdza się w pracy mobilnej – wyposażona w praktyczną smycz do powieszenia na szyi, niezawodnie działa nawet na dużym mrozie.

Wytrzymały akumulator pozwala na wydruk aż 4,2 tys. paragonów. Do tego elektroniczna kopia paragonu, wzmocniona, antypoślizgowa obudowa z miękkiego elastomeru i aż cztery wersje kolorystyczne do wyboru – wszystkie te cechy sprawiają, iż Elzab K10 idealnie sprawdza się w gabinecie lekarskim.

Aby optymalnie wybrać kasę fiskalną do gabinetu lekarskiego w Pruszkowie, warto udać się do sprawdzonego serwisu. Należy przy tym pamiętać, iż uprawnienia do sprzedaży i serwisowania urządzeń fiskalnych ma wyłącznie specjalista posiadający ważną legitymację. Doskonale, jeśli wybrany przez lekarza sklep z kasami oferuje także inne sprzęty czy usługi – na przykład terminale płatnicze, ekrany dotykowe, oprogramowanie dla firm czy usługi księgowe. Współpraca z jednym serwisem przyniesie lekarzowi wiele korzyści, w tym oszczędność czasu i środków.