Perspektywa prowadzenia księgowości całkowicie online kusi nowoczesnych przedsiębiorców. Zdalne dostarczanie dokumentów, e-księgowość w bankowości, wyjątkowo atrakcyjne ceny usług – wszystkie te zalety sprawiają, że ten model rozliczeń zyskuje coraz większa popularność. Warto jednak wiedzieć, iż pod pojęciem księgowości internetowej kryją się różne usługi. Nie każda okaże się równie korzystna dla przedsiębiorcy.
Czym jest księgowość internetowa
Tradycyjne biuro rachunkowe zbiera dokumenty papierowe od swoich klientów, wprowadza dane do systemu księgowego, a następnie przy użyciu programu prowadzi księgi, wylicza podatki i składki, przesyła wymagane deklaracje do urzędów itp. Taki model współpracy biur rachunkowych i przedsiębiorców funkcjonuje od wielu lat.
W obecnej dobie powszechnej cyfryzacji współpraca zdalna zyskuje coraz większą popularność. Online korzystamy z usług banku, robimy zakupy, zlecamy prace podwykonawcom itp. Pojawiły się także nowoczesne narzędzia reklamowane jako e-księgowość. Czy rzeczywiście można całkowicie zdalnie prowadzić rozrachunki?
Przede wszystkim trzeba znaleźć odpowiedź na pytanie, jaką usługę zyskamy pod pojęciem reklamowanej e-księgowości. Termin ten używany jest bowiem w dość obszernym zakresie, co często okazuje się dla przedsiębiorcy mylące.
E-księgowość w bankowości
Księgowością internetową kuszą banki. Przy otwarciu rachunku firmowego oferują taką usługę bezpłatnie przez określony czas lub za niewielką opłatą. Skuszeni wizją oszczędności na obsłudze biura rachunkowego, przedsiębiorcy chętnie korzystają z takiej oferty. Zanim jednak zdecydujemy się na korzystanie z e-księgowości w banku, dowiedzmy się dokładnie, jaka usługa kryje się pod tym pojęciem.
Księgowość internetowa w bankowości może polegać na udostępnieniu użytkownikowi aplikacji do samodzielnego prowadzenia rozliczeń. W takim programie przedsiębiorca dodaje dokumenty, a system tworzy z nich księgi, na podstawie których wylicza podatek do zapłaty. Taka aplikacja pozwala też na generowanie (i często wysyłkę) plików JPK_V7 oraz różnych innych deklaracji do urzędu skarbowego.
Zaletą tego rozwiązania jest bardzo niski koszt usługi. Wadą – konieczność posiadania wiedzy o obowiązkach podatników. System nigdy nie będzie wiedział tego, co księgowy. Nie rozwieje naszych wątpliwości np. w kwestii stawki podatkowej dla specyficznego towaru czy usługi. Odpowiedzialność za wszelkie błędy czy niedopełnienie formalności spoczywa na przedsiębiorcy.
Banki oferują usługę e-księgowości także w innym modelu. Polega on na współpracy z biurem rachunkowym. Przedsiębiorca dodaje w systemie dokumenty, a księgowy zajmuje się dalszą obsługą. W odpowiedzi zwrotnej klient banku otrzymuje informację o podatkach do zapłaty, składkach itp. Ten model jest korzystniejszy dla podatnika posiadającego niewielką wiedzę z zakresu rachunkowości. Mamy tu bowiem wsparcie rzeczywistej osoby, a odpowiedzialność za błędy spoczywa na biurze rachunkowym.
Z drugiej strony jednak musimy pamiętać, iż obecnie do prowadzenia biura rachunkowego nie trzeba mieć certyfikatu Ministerstwa Finansów. Każda firma może więc prowadzić taki podmiot – niezależnie do wiedzy i kwalifikacji. Warto więc wcześniej dowiedzieć się, które biuro rachunkowe będzie zajmować się naszymi rozrachunkami i ewentualnie poszukać opinii na jego temat.
Księgowość internetowa w formie aplikacji
Jako e-księgowość dostawcy mogą też reklamować udzielenie dostępu do aplikacji, w której użytkownik sam prowadzi swoje rozrachunki. Program do zarządzania księgowością internetową wiele ułatwia – automatyzuje tworzenie ksiąg, na podstawie danych wprowadzonych do systemu generuje pliki JPK, deklaracje i inne dokumenty, wylicza składki i podatki. Jednak w tym modelu księgowości internetowej przedsiębiorca wiele czynności musi wykonywać sam.
Tu po raz kolejny pojawia się problem braku wsparcia ze strony profesjonalnego księgowego. To szczególnie uciążliwe dla podatników działających w specyficznych branżach, obciążonych różnymi dodatkowymi wymogami. W tym wypadku odpowiedzialność również spoczywa w pełni na przedsiębiorcy.
E-księgowość – usługa biura rachunkowego
Ostatni model księgowości internetowej łączy w sobie korzyści wynikające ze współpracy z biurem rachunkowym z wygodą obsługi zdalnej. Jednym z najnowocześniejszych narzędzi wykorzystywanych w e-księgowości jest Portal Biura. Do łatwego w obsłudze, przeglądarkowego systemu przedsiębiorca wprowadza wszystkie wymagane dokumenty – faktury, koszty, umowy itp. w formie pliku, skanu, a nawet zdjęcia. Biuro rachunkowe otrzymuje je w czasie rzeczywistym. Na podstawie uzyskanych danych prowadzi księgi, dokonuje rozliczeń, wylicza składki, podatki itp.
Portal Biura pozwala też m.in. generować raporty, dokonywać analiz, przypomina o zbliżających się terminach i obowiązkach podatnika. To znacząco oszczędza czas zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowego. Tak naprawdę zmienia się tu forma i szybkość kontaktu. Profesjonalizm, wsparcie i wiedza naszego księgowego pozostają na tym samym poziomie. Jeśli dodatkowo wybierzemy specjalistę posiadającego certyfikat Ministerstwa Finansów z ważnym OC, odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń będzie spoczywała na biurze rachunkowym.
Każda firma ma indywidualne potrzeby i specyfikę. W przypadku części przedsiębiorców praktyczne okaże się skorzystanie z e-księgowości w bankowości. Inni posiadają wystarczającą wiedzę, by prowadzić swoje rozrachunki samodzielnie za pomocą taniej aplikacji. Jednak w zdecydowanej większości przypadków ostatni model – elektroniczna usługa biura rachunkowego – jest najbezpieczniejszy i najbardziej wygodny. Oszczędza maksymalnie czas poświęcony na dokumentację, zachowuje kontakt firma-księgowy, a przy tym jest bezpieczna – przedsiębiorca może spać spokojnie – wszystkie wyliczenia prowadzone są w sposób prawidłowy i rzetelny.
Poznaj zalety e-księgowości z Portalem Biura – skontaktuj się z nami!