Jak wygląda prawidłowy paragon fiskalny? W którym momencie wydać dokument nabywcy? Jak ewidencjonować zaliczki? Co grozi za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy? Kwestie te zostały opisane w informacji o zasadach ewidencji – dokumencie, który musi podpisać każda nowa osoba obsługująca kasę fiskalną. Sprawdź, kiedy należy przedłożyć pracownikowi, zleceniobiorcy itp. oświadczenie do podpisu i co grozi za niedopełnienie tego obowiązku.
Już od kilku lat prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej jest w Polsce obiektem szczególnego zainteresowania Ministerstwa Finansów. Stopniowe ograniczanie grupy podmiotów uprawnionych do korzystania ze zwolnień z obowiązku stosowania kas, wzmożone kontrole, ale też wprowadzenie na rynek kas fiskalnych online – wszystko to ma zmobilizować polskich przedsiębiorców do uczciwego rejestrowania każdej transakcji.
Od 1 maja 2019 r. przepisy nakładają na operatorów kas i drukarek fiskalnych nowy obowiązek. Regulacje w tym zakresie zostały określone w § 6 ust. 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816). Zgodnie z tymi przepisami, każda osoba prowadząca u podatnika sprzedaż na kasie musi zapoznać się z informacją o zasadach ewidencji i podpisać odpowiednie oświadczenie.
Oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami ewidencji
Warto podkreślić, iż nowy obowiązek został nałożony na podatnika – to on musi zapoznać wszystkie pracujące u niego osoby zajmujące się obsługą kasy z informacją o zasadach ewidencji na kasie. Pracownik, zleceniobiorca itp. zaś musi oświadczenie podpisać. Dokument ten stanowi załącznik nr 1 do wspomnianego rozporządzenia. Podpisanie oświadczenia jest wymagane od operatorów wszystkich kas – nie tylko urządzeń online’owych, ale też tradycyjnych kas z elektroniczną bądź papierową kopią paragonu.
Osoby, które rozpoczęły ewidencjonowanie sprzedaży na kasie przed wejściem w życie nowych przepisów, czas na podpisanie oświadczenia miały do końca maja 2019 r. Natomiast wszystkie nowe osoby rozpoczynające obsługę kasy w firmach, mają obowiązek podpisać dokument przed rozpoczęciem pracy z kasą.
Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji na kasie muszą podpisać wszyscy użytkownicy w każdej nowo zakładanej firmie, a także każdy nowy użytkownik kasy w firmie. Wymóg ten obowiązuje nawet osoby, które wcześniej podpisały taki dokument w innej firmie.
Informacja o zasadach ewidencji
Dokument stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia w sposób precyzyjny i zrozumiały przedstawia użytkownikom kas fiskalnych podstawowe wymogi dotyczące ich pracy. Przypomina o konieczności rejestrowania na kasie każdej sprzedaży dokonanej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego. Podkreśla wymóg wydawania paragonu fiskalnego każdemu nabywcy oraz moment, w którym dokument ten musi zostać wydany. Wyjaśnia też zasady dotyczące ewidencjonowania zaliczek.
Operatorom kas przypomniano też o karach, które grożą za nieprzestrzeganie wymogów określonych w przepisach. Kwestii tej poświęcono osobny dział w omawianej informacji. Osoby pracujące z kasą poinformowano między innymi, iż niewydanie paragonu lub dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy grozi karą grzywny za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe.
Kary za niepodpisanie oświadczenia użytkownika kasy
Przepisy obowiązujące od 1 maja 2019 r. nie wyznaczają konkretnych kar za niedostosowanie się do wymogu zapoznania pracowników z informacją o zasadach ewidencji. Nie oznacza to jednak, iż podatnik może lekko podejść do nowego obowiązku. Zgodnie bowiem z art. 84 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, nieprzestrzeganie reguł obowiązujących w działalności danego przedsiębiorcy podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Co zatem powinien zrobić podatnik, który zapomniał przekazać oświadczenia swoim pracownikom lub nie był świadomy nowego obowiązku? Powinien zrobić to jak najszybciej. Ważne, by podpisane oświadczenie znalazło się w aktualnej dokumentacji. Przedsiębiorca, który wymaga od pracowników przestrzegania przepisów, minimalizuje ryzyko nieprzyjemności w razie kontroli skarbowej.