W jakich terminach należy drukować raporty dobowe i miesięczne i co zrobić, jeśli zapomnimy o tym obowiązku? Jaki problem może się pojawić przy sporządzaniu raportów na przełomie miesięcy i jaka procedura postępowania obowiązuje w takim przypadku? Co zrobić, gdy w danym dniu lub miesiącu nie zarejestrowaliśmy żadnej sprzedaży? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w poniższym artykule.
Jednym z obowiązków użytkownika urządzenia fiskalnego jest drukowanie raportów dobowych i okresowych (miesięcznych). Dokumenty te służą m.in. prawidłowemu określeniu wysokości podatku należnego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Szczegółowe wytyczne w tej sprawie oraz definicja raportu fiskalnego znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), które obowiązuje także w roku 2017.
Raport fiskalny – definicja
Zgodnie z § 2 pkt 19 rozporządzenia:
§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
(…)
19) raporcie fiskalnym (dobowym, okresowym, w tym miesięcznym, oraz rozliczeniowym) – rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku;
Znajomość definicji raportu fiskalnego jest dla podatników istotna m.in. ze względu na różne wątpliwości, które pojawiają się np. w związku z brakiem sprzedaży w danym dniu lub okresie rozliczeniowym. Kwestię tę omawiamy w dalszej części artykułu.
Kiedy drukować raporty dobowe i miesięczne
Obowiązek drukowania raportów fiskalnych dobowych wynika z § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem, raport dobowy należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Raport dobowy jest raportem zerującym, dlatego zasadniczo powinno się go wykonać do godziny 24.00 danego dnia. Jeśli jednak zdarzy się, iż operator kasy fiskalnej np. zapomni dopełnić tego obowiązku, może wydrukować raport w dniu następnym, przed zarejestrowaniem pierwszej sprzedaży tego dnia.
Raporty fiskalne dobowe drukuje się w celu podsumowania sprzedaży w danym dniu, z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT.
Obowiązek drukowania raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) wynika z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem, raport miesięczny należy wydrukować po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po tym miesiącu. Przy czym należy podkreślić, iż próba wydrukowania raportu miesięcznego w ostatnim dniu danego miesiąca (np. 30 czerwca za czerwiec) zakończy się niepowodzeniem – najwcześniej dokument ten można wydrukować pierwszego dnia miesiąca następnego.
Raport miesięczny jest raportem odczytowym (nie zerującym) w związku z czym można go wydrukować po rozpoczęciu sprzedaży w miesiącu następnym. Czynność tę można powtarzać więcej niż raz za ten sam okres rozliczeniowy.
Celem sporządzania raportów miesięcznych jest przede wszystkim określenie wysokości podatku należnego za dany okres rozliczeniowy – raport ten jest ważnym dokumentem księgowym.
Problem z wydrukiem raportu dobowego na przełomie miesięcy
Mimo iż przepisy dopuszczają możliwość sporządzenia raportu dobowego w dniu następnym, przed pierwszą sprzedażą, w pewnych wypadkach może to rodzić pewien problem. Niezależnie bowiem od tego, za jaki dzień raport sumuje sprzedaż, zawierać on będzie datę wydruku. Jeśli raport dobowy za ostatni dzień miesiąca wydrukujemy w pierwszym dniu kolejnego miesiąca, zostanie on zsumowany w raporcie miesięcznym za ten kolejny miesiąc.
W konsekwencji konieczne będzie uwzględnienie danych z tego raportu w rozliczeniu za okres, w którym sprzedaż faktycznie została dokonana. Natomiast dane o sprzedaży z kolejnego miesiąca, wynikające z kolejnego raportu miesięcznego, będzie trzeba skorygować o wartość obrotu i kwotę podatku wynikające z tego raportu dobowego.
Przykład
Kasjer w sklepie XYZ dnia 31 maja zapomniał wydrukować raport dobowy. Czynność tę wykonał 1 czerwca. Dane o wartości sprzedaży i kwocie podatku wynikające z raportu miesięcznego za maj należało uzupełnić o dane wynikające z raportu dobowego wykonanego 1 czerwca. Natomiast dane z raportu miesięcznego za czerwiec będzie trzeba skorygować o wartości wynikające z tego raportu.
Należy przy tym pamiętać, iż danego dnia można wydrukować kilka raportów dobowych, a każdy z nich jest raportem zerującym. Dokonując korekty koniecznie trzeba więc zwrócić uwagę na to, by uwzględnić w niej prawidłowy raport.
Brak sprzedaży – czy trzeba drukować raport fiskalny?
Podmioty sporadycznie dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nieraz stają w obliczu sytuacji, gdy w danym dniu nie zarejestrowali na kasie fiskalnej żadnej transakcji. W takim wypadku nie muszą oni drukować raportu dobowego. Jak wynika bowiem z cytowanej wcześniej definicji, raport fiskalny jest dokumentem zawierającym dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku. Jeśli nie było sprzedaży, nie ma danych, które można byłoby zsumować. „Zerowy” raport dobowy nie ma żadnej wartości z punktu widzenia księgowego.
Ta sama zasada dotyczy raportów okresowych. Oczywiście dla przejrzystości dokumentacji księgowej podatnik może taki raport wydrukować, jednak nie ma takiego wymogu w świetle obowiązujących przepisów.