Musi być jednoznaczna i dokładna – nazwa towaru lub usługi na paragonie fiskalnym powinna umożliwiać nabywcy bezproblemową kontrolę zakupów, a organom podatkowym – sprawną weryfikację poprawności zastosowanej stawki VAT. Sprawdź, jak prawidłowo zaprogramować nazwę zaliczki na kasie fiskalnej i jakie stanowisko zajmują w tym względzie organy podatkowe.
Paragon fiskalny to dowód zakupu wydawany osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym. Musi on zawierać konkretne dane, takie jak m.in. nazwa podatnika, adres punktu sprzedaży, nazwa towaru czy usługi, stawki VAT czy wartość sprzedaży brutto. Wytyczne w tej kwestii znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363).
Zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 tego aktu prawnego, obowiązkiem użytkownika kasy fiskalnej jest takie zaprogramowania nazw towarów i usług w pamięci kasy fiskalnej, aby były one konkretne i pozwalały na jednoznaczną identyfikację. Podatnik ma w tym względzie sporą dowolność – może np. wykorzystywać nazwy znajdujące się na stosowanym przez siebie cenniku.
Nazwa zaliczki na paragonie fiskalnym
Wątpliwości wielu przedsiębiorców wzbudza kwestia konstruowania nazw dla ewidencjonowanych zaliczek, zadatków czy innych form przedpłat. Należy pamiętać, iż na użytkowniku kasy fiskalnej spoczywa obowiązek rejestrowania za pomocą tego urządzenia każdej przedpłaty z chwilą jej otrzymania – także wtedy, gdy została ona dokonana na poczet przyszłej dostawy towaru lub świadczenia usługi.
Przy konstruowaniu nazwy zaliczki na kasie fiskalnej należy pamiętać nie tylko o jednoznaczności, ale też o zasadzie określonej w § 8 ust. 2 rozporządzenia, zgodnie z którą:
- Paragon fiskalny musi być czytelny i umożliwić nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej transakcji. Paragon fiskalny może zawierać w miejscu określonym dla nazwy, o której mowa w ust. 1 pkt 6, również opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy.
Nazwa zaliczki na paragonie fiskalnym musi więc zostać skonstruowana w taki sposób, by nabywca mógł bez wątpliwości stwierdzić, na poczet jakiej dostawy lub usługi dokonał wpłaty. Nieprawidłowe byłoby więc stosowanie nazw typu: „Zaliczka”, „Zaliczka w stawce 23%” czy „Zaliczka na usługę”.
Kwestię tę wyjaśnił m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 września 2016 r., nr IBPP2/4512-539/16-1/WN. Czytamy w niej, iż
(…) Przedstawienie na paragonie wyłącznie informacji o przekazanej kwocie (zaliczce) przypisując do niej wyłącznie stawkę VAT, bez sformułowania jakiego towaru i usługi dotyczy nie jest wystarczające dla dokładnego określenia wymogu postawionego przez powołany przepis § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, który wyraźnie wskazuje, iż paragon musi zawierać nazwę towaru lub usługi.
Jak musi wyglądać prawidłowa nazwa zaliczki na paragonie
Zgodnie z powyższymi wytycznymi, nazwa musi wskazywać konkretnie na towar lub usługę, na poczet których zaliczka została wpłacona. Za prawidłowe należy więc uznać nazwy takie jak np. „Zaliczka na usługę remontową”, „Zaliczka na szafki kuchenne” czy „Zaliczka na pobyt w hotelu”. Nie są to nazwy grup towarowych, których stosowanie jest przez organy podatkowe uznawane za niedopuszczalne. Wymienione nazwy są konkretne, jasno wskazują nazwę towaru lub usługę, której dotyczą, a w razie kontroli skarbowej umożliwiają bezproblemową weryfikację poprawności zastosowanej stawki VAT.
Stosowanie jednoznacznych nazw oraz ewidencjonowanie każdej transakcji na kasie fiskalnej to nie tylko wymóg ustawodawcy, ale też potrzeba rynku. Dokładne i prawidłowe paragony wzbudzają zaufanie do sprzedawcy i wzmacniają renomę marki. Warto więc dbać o rzetelność w tym zakresie.
Zobacz też: Faktura do paragonu wyłącznie z NIP-em nabywcy – sprawdź, od kiedy!