Od 1 stycznia 2022 r. weszły w życie zmiany dotyczące wystawiania faktur. Oprócz dokumentu papierowego i elektronicznego, pojawił się trzeci wariant – faktura ustrukturyzowana, generowana przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). W 2022 roku korzystanie z niej jest dobrowolne, jednak Ministerstwo Finansów zapowiada, że w kolejnych latach stanie się obowiązkowe.
Nowy wariant faktury w 2022 r.
Faktura ustrukturyzowana odpowiada strukturze logicznej FA_VAT, którą Ministerstwo Finansów opublikowało na rządowej stronie. Każdy dokument wystawiany przez podatnika będzie przechodził przez centralny system e-faktur. W praktyce, w wielu przypadkach, będzie się to działo „poza kontrolą” przedsiębiorcy. Wystawi on fakturę ustrukturyzowaną, tak jak dotychczas, w swoim systemie finansowo-księgowym (np. Subiekcie nexo). Następnie program przekaże dokument do KSeF, gdzie zostanie mu nadany numer identyfikacyjny i przejdzie weryfikację pod kątem poprawności. Dopiero potem faktura trafi do kontrahenta, a do sprzedawcy – odpowiedź zwrotna z:
– numerem identyfikującym fakturę,
– datą i miejscem jej wystawienia,
– informacją o odrzuceniu dokumentu, jeżeli pojawi się niezgodność ze schematem FA_VAT,
– informacją o braku możliwości wystawienia faktury lub dostępu do faktur, w przypadku podatników nieposiadających uprawnień,
– komunikatem o braku możliwości wystawienia faktury, jeśli system będzie niedostępny.
Kto będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Każdy przedsiębiorca może korzystać z nowej formy fakturowania. Jednak, aby wystawić dokument, będzie musiał on uzyskać akceptację tej formy komunikacji od swojego kontrahenta (który dokona uwierzytelnienia w systemie KSeF). Czy faktura ustrukturyzowana będzie dostępna w innym formacie niż XML? Tak. Podatnik bez problemu przekonwertuje ją do PDF.
Korzyści na zachętę
Żeby zachęcić podatników do korzystania z KSeF, rząd przewidział dla nich przywilej szybszego zwrotu podatku VAT. Dotyczy on jednak tylko tych przedsiębiorców, którzy w danym okresie rozliczeniowym wystawili wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Mogą oni otrzymać pieniądze w ciągu 40 dni, jeśli poza wspomnianym wymogiem, spełnią jednocześnie kilka innych warunków:
– będą mieć status czynnych podatników VAT przez 12 następujących po sobie miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w którym wykażą VAT do zwrotu,
– wystawią wyłącznie faktury ustrukturyzowane, w okresie, w którym wnioskują o szybszy zwrot,
– będą terminowo składać deklaracje w ciągu całego okresu wspomnianych 12 miesięcy,
– znajdują się na białej liście podatników VAT,
– kwota zwrotu nie będzie wyższa niż 3.000 zł.
Z wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych wynikają też inne korzyści. To między innymi brak konieczności przekazywania faktur w pliku JPK_FA na żądanie organu podatkowego. Nie będzie to konieczne, ponieważ administracja zyska do nich dostęp bezpośrednio z KSeF. Z pewnością zaletą jest także brak obowiązku przechowywania faktur przez 5 lat – system będzie je archiwizował nawet przez okres dłuższy – 10 lat.
Jak widać, na ten moment, wprowadzenie zupełnie nowego typu faktury i innowacyjnego systemu, nie zrewolucjonizuje funkcjonowania przedsiębiorców. Rozwiązania te są bowiem dobrowolne. Jednocześnie, wiodący producenci oprogramowania księgowego dla biur rachunkowych i ich klientów, na bieżąco dostosowują produkty do aktualnych przepisów i wymogów resortu finansów. Dlatego użytkownicy takich systemów, jak np. Subiekt nexo, właściwie nie odczują zmiany.